Tata Naskah Dinas, Ini Tip Agar Pegawai Lebih Kompeten

Mungkin, hampir semua instansi pemerintah maupun Lembaga sudah memiliki pedoman penulisan dinas yang disebut “Tata Naskah Dinas”. Sebuah pedoman komunikasi kedinasan yang formal dan diatur sesuai ketentuan. Tapi sayangnya, tata naskah dinas yang ada lebih banyak mengatur tentang 1) jenis dan format, 2) teknik penyusunan, 3) kewenangan penandatanganan serta 4) pengamanan naskah dinas. Tapi sayangnya, tata naskah dinas belum banyak mengatur tentang tata bahasa, termasuk penulisan dinas yang efektif dan efisien.

Konsekuensi, kompetensi penulisan dinas ASN atau pegawai di instansi pemerintah dapat dikatakan belum memadai. Berdasarkan studi yang dilakukan penulis, masih banyak penulisan surat kedinasan yang kurang tepat bahkan melanggar kaidah berbahasa Indonesia. Penulisan memo internal maupun laporan pun sering mengabaikan aspek kejelasan. Sehingga bahasanya berbelit-belit atau tidak lugas. Hal yang paling sederhana, redaksi penulisan piagam penghargaan pun sedikit kacau balau.

Maka dapat dikatakan, banyak instansi pemerintah atau Lembaga hampir lupa, bahwa kualitas penulsian dinas dan berbahasa yang disepakati di lingkungan kerja adalah cermin kualitas institusi. Atas nama efisiensi dan efektifitas, maka upaya meningkatkan kompetensi ASN atau pegawai dalam penulisan dinas memang harus terus ditingkatkan. Tanpa terkecuali.

Realitas kualitas penulisan dinas yang belum memadai pun diperkuat oleh temuan Ombudsman RI (2018) dalam “Survei Pelayanan Publik dan Penggunaan Bahasa Indonesia” yang menyebutkan:

1. Adanya kesalahan penulisan informasi publik di kantor pelayanan publik, khususnya informasi tercetak.
2. Kesalahan penulisan yang terjadi akibat kurang paham dan keterbatasan informasi pejabat publik atas penggunaan bahasa yang tertib, baik, dan benar.
3. Masih banyak penggunaan bahasa pada pelayanan publik tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku.
4. Banyak pejabat publik (pimpinan) tidak mencermati kembali hasil kerja stafnya dalam merancang informasi publik yang dipasang pada ruang pelayanan.
5. Masih adanya penggunaan bahasa asing atau daerah yang berlebihan atau pemakaian unsur singkatan yang tidak sesuai kaidah.

Mengacu pada kondisi itulah, mau tidak mau, upaya meningkatkan kompetensi penulisan dinas dan penggunaan bahasa dalam aktivitas administrasi kedinasan menjadi penting dilakukan. Karena sekali lagi, hakikatnya kualitas penulisan dinas yang ada pada suatu instansi sekaligus menunjukkan kualitas sumber daya manusia dan institusinya.

 Tentu ada banyak aspek dalam penulisan dinas. Misalnya, penulisan surat, penulisan memo, penulisan proposal, penulisan laporan, penulisan naskah pidato, penulisan materi presentasi dan sebagainya. Semua aktivitas penulisan yang berkaitan dengan pekerjaan dan institusi haruslah disusun dengan memenuhi aturan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Baik karena sesuai dengan audiens-nya dan benar karena sesuai dengan kaidah yang berlaku.

Maka penulisan dinas, tidak cukup mengandalkan hanya ketelitian, kejelasan, dan sesuai pedoman tata naskah institusi. Tapi penulisan dinas harus efektif dan efisien, sesuai dengan maksud dan tujuan yang diharapkan. Itulah yang dimaksud dengan “kompetensi penulisan dinas”.

Berangkat dari realitas untuk meningkatkan kualitas penulisan dinas para pegawai/ASN di lingkungan insitutusi pemerintah sangat diperlukan perhatian dan upaya untuk meningkatkan kompetensi. Beberapa upaya yang dapat dilalukan antara lain:

1. Menyelenggarakan workshop refreshement “penulisan dinas” bagi pegawai/ASN yang berhubungan dengan administrasi dan penulisan perkantoran.
2. Melakukan pelatihan “Writing Skills – Menulis Untuk Dinas” yang melibatkan pegawai/ASN yang memiliki tugas adminitrasi dan penulisan dinas.
3. Melibatkan ahli bahasa dan atau meminta pandangan aspek penulisan dinas dari ahli bahasa untuk meningkatkan komptensi penulisan dinas yang baik dan benar.

Apalagi di era digital dan di era tranformasi seperti sekarang, tata naskah dan penulisan dinas instansi pemerintah, mau tidak mau, harus menyesuaikan diri dengan dinamika yang terjadi. Termasuk dalam antisipasi dinamika media sosial dan sorotan publik yang tidak terduga. Maka, instansi pemerinta di manapun harus terus meningkatkan kualitas SDM yang profesional dan kompeten dalam penulisan dinas.

Berdasarkan pengalaman saya sebagai trainer penulisan dinas “writing skills” dan ahli bahasa di beberapa instansi, terbukti banyak aspek dalam konten penulisan dinas yang harus diperbaiki, direvisi, atau bahkan ditingkatkan. Tujuannmya adalah untuk menjadikan penulisan dinas sebagai kompetensi khusus dalam menjaga nama baik dan reputasi instituis pemerintah. Tentu, secara lebih efektif dan efisien.

Sebut saja, beberapa topik yang selalu mendapat perhatian khusus pada tiap kali pelatihan “writing skills” yang saya alami. Hal-hal seperti tata tulis surat, penggunaan tanda baca dan ejaan, diksi, penyusunan kalimat dan paragraph serta kepatuhan terhadap kaidah bahasa sering kali menjadi objek pertanyaan. Maka di situlah pentingnya meningkatkan “skills” dalam penulisan dinas. Baik dari aspek sistematika penyajian, isi, dan tata bahasa.

Hari ini, upaya penyesuaian terhadap mekanisme dan pedoman penulisan dinas yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar harus ditegakkan. Dan caranya bisa dilakukan melalui kegiatan pelatihan “penulisan dinas”. Sebagai bagian untuk pembaruan (reskilling) atau peningkatan (upskilling) kompetensi pegawai dalam penulisan dinas.

Penulisan dinas atau menulis untuk dinas bukanlah soal sederhana. Menulis untuk keperluan dinas harus kompeten. Agar tidak multitafsir dan menghemat waktu. Jangan sampai membuat surat dinas membutuhkan waktu berhari-hari. Akibat kurang kompeten dalam menulis surat.

Karena penulisan dinas yang kompeten adalah cermin kualitas instansi-nya, sekaligus ceriman kompetensi pegawainya. Agar nantinya, jangan ada lagi kesahalan-kesalahan berbahasa dalam penuisan dinas.

Maka upaya mengurangi kesalahan dan ketidak-efektifan penulisan dinas di instansi apapun menjadi penting untuk dilakukan. Sekarang atau tidak sama sekali … #PenulisanDinas #WritingSkills #TataNaskahDinas

Ikuti tulisan menarik Syarifudin lainnya di sini.