Berkomunikasi melalui media seperti email sejatinya itu sama seperti layaknya kita berbicara langsung kepada orang yang dituju. Dalam ber-email pun tetap dibutuhkan yang namanya etika dan sopan santun dalam bertutur kata agar komunikasi yang terjadi menjadi lebih maksimal.
Hal ini juga sangat berlaku bagi Anda yang saat ini tengah sibuk mencari atau melamar pekerjaan dan hingga saat ini tak kunjung menerima balasan email wawancara. Jika hal ini terjadi pada Anda, ada baiknya Anda harus memeriksa ulang email yang Anda kirim, karena bisa saja terjadi kesalahan pada email yang Anda buat.
Berikut ini adalah etika dalam menulis email di dunia pekerjaan yang dilansir dari laman Business Insider:
- Tulis Subjek Email Dengan Benar
Hal pertama yang akan dilihat oleh HRD saat membuka email Anda adalah subjek pada email. Apakah subjek yang Anda buat tersebut sudah sesuai dengan tujuan email yang Anda tulis atau tidak.
Tidak perlu menulis subjek email yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan tujuan email Anda. Tulislah subjek email yang sesuai dengan tujuan Anda ketika menulis email tersebut. Contohnya, jika tujuan Anda mengirim email untuk melamar pekerjaan bagian Administrasi, Anda bisa menulis pada subjeknya dengan “Lamaran Pekerjaan Bagian Administrasi”. Tulis huruf kapital pada setiap awal kata pada subjek email agar terlihat lebih formal.
- Gunakan Alamat Email yang Profesional
Jika Anda ingin melamar pekerjaan di sebuah perushaan, gunakanlah alamat email yang profesional agar email yang Anda kirim terlihat profesional dimata HRD. Hindari menggunakan alamat email yang alay seperti mencampur huruf dengan angka.
Hindari menggunakan alamat email yang alay seperti 'lis4tRy4@xxx.com' atau 'kucelalucendiri@xxx.com'. Tetapi gunakanlah alamat email yang lebih sopan dan profesional seperti menggunakan nama lengkap, contohnya 'faradita.rahayu@xxx.com' atau 'jokoanwar12@xxx.com' agar lebih mudah terbaca oleh HRD.
- Gunakan Salam Pembuka Agar Terlihat Sopan
Anda harus bisa membedakan ketika mengirim email biasa dengan email yang bersifat formal. Jangan pernah gunakan bahasa gaul atau yang tidak formal seperti "Hai" atau "Hey" dalam mengirim email formal, apalagi jika email tersebut ditunjukan untuk pihak HRD. Ucapan pembuka seperti itu akan membuat nama Anda tercoreng dan akan masuk ke dalam black list perusahaan.
Daripada menulis ucapan pembuka seperti itu, lebih baik jika Anda menggunakan salam pembuka seperti "Dengan hormat", "Selamat Pagi" atau "Dear" agar terlihat lebih sopan dan beretika dalam mengirim email bersifat formal.
- Gunakan Tanda Baca dengan Tepat
Selain memperhatikan kata-kata, Anda juga perlu memperhatikan penggunaan tanda baca yang tepat. Jangan sampai makna dari Email yang Anda buat menjadi berbeda karena salah dalam menggunakan atau menempatkan tanda baca.
- Gunakan Kata-kata yang Umum
Kesalahpahaman dalam berkomunikasi memang kadang sering terjadi. Hal tersebut dapat terjadi karena berbagai hal. Tapi jangan jadikan hal tersebut sebagai sebuah masalah yang besar. Anda hanya perlu memilih dan menggunakan kata-kata umum yang sering dibaca atau didengar oleh banyak orang.
Anda bisa mencari referensi untuk menulis email lamaran kerja yang baik dan benar di internet. Ada banyak sekali contoh dalam menulis surat lamaran kerja di email yang tersebar di internet.
- Koreksi Setiap Kalimat yang Ditulis
Jika Anda merasa kalau Anda sudah benar dalam menulis email, sebaiknya Anda perlu memperhatikan/mengkoreksi kembali setiap kata yang sudah Anda tulis/ketik. Jangan sampai masih ada kata yang salah/typo pada email yang Anda tulis.
Pengecekan ini sangat berguna sekali untuk menghindari kata yang bersifat ambigu. Anda dapat mengecek kembali email Anda secara berulang-ulang sebelum akhirnya mengirim email tersebut. Hal ini dapat berguna untuk mengurangi tingkat kesalahan Anda dalam menulis email.
- Tulis Alamat Email Tujuan di Sesi Terakhir
Anda pastinya tidak ingin terjadi ketidak sengajaan mengirim email yang belum selesai bukan? Untuk mencegah hal ini, sebaiknya Anda menulis alamat email tujuan ketika sudah selesai dengan email yang Anda buat dan juga berkas-berkas yang dibutuhkan.
Setelah email yang Anda buat sudah benar dan berkas-berkas yang dibutuhkan juga sudah siap, maka Anda bisa langsung menuliskan alamat email tujuan. Perhatikan juga penulisan alamat email tujuan Anda agar tidak salah dalam mengirim email dan email yang Anda buat dapat sampai ke penerima tepat waktu.
- Cek Kembali Nama Orang yang Dituju
Untuk meyakinkan jika email yang Anda buat sudah benar dan sudah sesuai dengan standar etika penulisan email, maka silahkan Anda cek kembali nama lengkap orang yang ingin dituju. Jangan sampai Anda salah menulis nama orang yang ingin dituju karena hal ini akan bersifat sangat fatal. Jadi telitilah dalam menulis email, apalagi jika email tersebut dibuat dengan tujuan yang bersifat formal.
Artikel asli:
Ikuti tulisan menarik manusia kayu lainnya di sini.
