Legalitas dan Resmi Membutuhkan Arsip - Analisis - www.indonesiana.id
x

Ilustrasi membaca buku. Dok: Pexels.com

Agus Buchori

Penulis Indonesiana
Bergabung Sejak: 8 November 2021

5 hari lalu

  • Analisis
  • Topik Utama
  • Legalitas dan Resmi Membutuhkan Arsip

    Legalitas sebuah transaksi mengharuskan kita mempunyai arsip. Lantas, apakah semua dokumen tersebut bernilai arsip,  yang kuat sebagai alat pembuktian di muka hukum?

    Dibaca : 279 kali

    Dukung penulis Indonesiana untuk terus berkarya

    Saat berhubungan atau bertransaksi dengan sebuah organisasi baik itu organisasi publik maupun swasta kita akan selalu bersinggungan dengan dokumen. Hal ini karena dokumen atau kertas kerja yang harus kita isi tersebut adalah bukti resmi dan mempunyai legalitas bagi kedua belah pihak yang sedang bertransaksi.

    Dokumen yang merupakan surat-surat yang mempunyai nilai dan dibuat keperluan perjanjian, transaksi, bukti diri, bukti kepemilikan , pemindahan kekayaan, pencapaian prestasi dan lain sebagainya yang mensyaratkan hadirnya sebuah catatan pembuktian.

    Sering kali terjadi bahwa tindakan yang berkaitan dengan dokumen,  misalnya mengisi formulir, diabaikan oleh masyarakat dengan alasan tanpa formulir atau kertas kerja yang dihadapinya toh keinginan atau keperluannya dengan organisasi yang bersangkutan bisa dilaksanakan.

    Memang tidak salah pendapat itu, akan tetapi dalam bertransaksi secara resmi mengharuskan kita untuk melampirkan bukti tertulis agar tindakan kita mempunyai kekuatan hukum jika terjadi permasalahan di kemudian hari.

    Suatu misal, jika kita sedang mengurus keperluan dokumen kependudukan di kecamatan, tentunya secara lisan pun bisa dilaksanakan, akan tetapi dinas kependudukan di wilayah tersebut akan mempertanyakan keabsahan dari data yang dikirimkan oleh pihak kecamatan. Jika hal ini tidak bisa diberikan maka Kartu Keluarga dari pemohon tersebut tidak akan disetujui untuk dicetak oleh pihak kecamatan.

    Meski tanpa adanya bukti dokumen kependudukan kita pun sudah diakui secara defacto sebagai warga negara Indonesia akan tetapi keberadaan Kartu Keluarga tersebut memberikan legalitas bagi pemegangnya dalam kaitannya dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Ini merupakan imbas dari bahwa negara kita adalah negara hukum tentunya syarat-syarat agar hukum bisa diperlakukan adalah adanya bukti legal salah satunya dari dokumen yang dikeluarkan oleh negara.

    Bisa juga hal ini terjadi saat kita bertransaksi dengan organisasi swasta atau perusahaan. Legalitas sebuah proses komunikasi mutlak diperlukan agar kita bisa terlindungi saat terjadi permasalahan dengan perusahaan tersebut. Salah satu dari cara pengamanan ini adalah dengan bertransaksi secara resmi melalui surat.  Surat perjanjian seringkali menolong masyarakat dengan pihak swasta saat terjadi benturan kepentingan dengan antarkeduanya. 

    Legalitas sebuah transaksi mengharuskan kita mempunyai arsip. Lantas, apakah semua dokumen tersebut bernilai arsip,  yang kuat sebagai alat pembuktian di muka hukum?

    Dokumen akan menjadi arsip jika isi, struktur, dan konteksnya lengkap sesuai dengan aturan saat transaksi berlangsung. Dokumen yang dianggap legal dan bisa dikategorikan arsip jika strukturnya sesuai dengan kebijakan organisasi penciptanya, dalam artian susunan redaksinya maupun pemegang kewenangan di dalamnya sesuai dengan aturan internal orgnaisasi tersebut.

    Begitu pula isinya, bahwa  informasi yang terkandung di dalamnya  harus mencerminkan tugas pokok dan fungsi dari organisasi yang bersangkutan. Tentunya akan lucu jika organisasi yang bergerak di bidang pertanian namun dokumennya berisi hal-hal tentang pengobatan orang gila.

    Konteks bisa dilihat jika terciptanya sebuah dokumen tersebut berkaitan dengan sebuah kegiatan yang berlangsung di organisasi yang bersangkutan. Suatu contoh, Sertifikat tanah menjadi arsip karena ia dikeluarkan oleh Badan Pertanahan, isinya tentang hak milik atas tanah seseorang dan dikeluarkan karena ada kegiatan transaksi  peralihan hak kepemilikan atas tanah  ke seseorang.

    Itulah beberapa ciri yang membuat sebuah dokumen mempunyai legalitas di mata hukum. Tentunya kesadaran untuk selalu  menghadirkan arsip dalam setiap kegiatan sebagai warga negara akan memberikan rasa nyaman bagi kita semua.

    Legalitas dan resmi tak akan pernah lepas dari adanya bukti-bukti yang ada. Tentunya kita tidak mau tiba-tiba kehilangan aset kita sebagai warga negara hanya karena tiba-tiba seluruh dokumen yang membuktikan keberadaan aset kita dimiliki oleh pihak lain karena kita tak pernah mengurusnya. Dan bukankah hal-hal seperti ini sering terjadi namun kita tak pernah mau belajar dari keadaan ini.



    Suka dengan apa yang Anda baca?

    Berikan komentar, serta bagikan artikel ini ke social media.