Maret 2020 adalah saat dunia berhenti, tetapi orang tidak pernah melakukannya. Poros besar menekankan inovasi dalam ruang virtual.
Kita melihat bisnis menutup lokasi fisik setelah menemukan efektivitas biaya melakukan bisnis secara virtual. Perusahaan beralih dari rapat ruang dewan klasik ke penggunaan platform konferensi seperti Zoom untuk menjalankan bisnis. Tim memenuhi layanan dan berinovasi dari rumah.
Kolaborasi tim jarak jauh menjadi prioritas, tetapi ini tidak selalu mudah. Ada juga kolaborasi lintas tim yang perlu Anda pertimbangkan.
Dalam artikel ini, saya akan membahas bagaimana tim bisa sukses dalam kolaborasi jarak jauh dan bagaimana kita bisa meningkatkan kolaborasi lintas tim.
Apa itu Kolaborasi Lintas Tim?
Kolaborasi lintas tim adalah ketika beberapa tim bekerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama. Ini memungkinkan sekelompok orang dari berbagai departemen atau perusahaan untuk bekerja sama. Setiap tim membawa seperangkat keahlian ahli yang meningkatkan efektivitas kelompok secara keseluruhan.
Misalnya, tim inti mungkin ahli pemasaran tetapi akan membutuhkan keahlian dari tim keuangan untuk menyelesaikan tujuan mereka. Atau, tim inti Anda mungkin ahli dalam sumber daya manusia tetapi akan membutuhkan bantuan tim logistik dan perencanaan untuk mencapai tujuan bersama.
Jenis kolaborasi ini bisa sangat kuat. Ini sering memimpin perusahaan untuk perbaikan yang signifikan dan solusi inovatif.
Sebelum kita berbicara lebih banyak tentang meningkatkan kolaborasi lintas tim, pertama-tama kita harus mengenali beberapa tanda seperti apa tim yang tidak sehat itu.
Anda mungkin menderita kolaborasi yang buruk jika Anda melihat salah satu dari tanda-tanda ini:
• Konflik pribadi antar tim
• Ketidaksejajaran tujuan
• Kurangnya waktu dan fokus untuk berkolaborasi
• Kerja ganda
• Silo informasi yang diciptakan oleh komunikasi yang buruk
• Kurangnya kejelasan dalam komunikasi tanggung jawab
• Manajemen mikro
• Rantai komando yang tidak jelas
• Ketegangan dan isolasi emosional yang tinggi
Jika tim Anda menunjukkan lebih banyak tanda-tanda ini, maka aman untuk mengatakan bahwa mereka bukan tim yang sehat.
5 Cara Efektif Meningkatkan Kolaborasi Lintas Tim
Tim yang tidak sehat berjuang untuk berkolaborasi silang. Jadi, jika tim Anda menunjukkan beberapa dari tanda-tanda ini, maka inilah saatnya untuk mengevaluasi di mana tim Anda berada dan mulai menggunakan strategi untuk membantu mereka bergerak dari yang tidak efektif menjadi sangat efektif.
Berikut adalah lima cara meningkatkan kolaborasi lintas tim secara efektif.
1. Berkomunikasi dengan Jelas
Komunikasi adalah raja. Katakan itu beberapa kali lagi. Biarkan itu masuk ke dalam jiwa Anda. Komunikasi adalah sumber kehidupan dari semua keberhasilan kolaborasi lintas tim.
Jika Anda melihat data statistik tentang mengapa hubungan gagal, mengapa orang meninggalkan organisasi, atau mengapa ada tingkat ketidakpercayaan yang tinggi di antara orang-orang di pemerintahan kita, Anda akan melihat satu tren utama: Komunikasi buruk.
Kita juga bisa mengatakan sebaliknya. Di daerah di mana keberhasilannya tinggi, komunikasinya baik.
Semakin banyak orang yang Anda tambahkan ke tim Anda, semakin baik komunikasi dan metode komunikasi yang dibutuhkan.
Ketika tim Anda masih kecil, Anda bisa berkomunikasi antarpribadi. Tetapi semakin banyak anggota yang Anda tambahkan ke proyek, semakin besar tingkat komunikasi yang dibutuhkan untuk berhasil.
Komunikasi yang buruk menciptakan masalah, dan komunikasi yang baik memecahkan masalah. Kolaborasi lintas tim yang sukses harus berakar pada komunikasi yang baik jika tim benar-benar berharap untuk berhasil.
Praktek Terbaik
Lakukan check-in mingguan dan rapat tim bulanan. Check-in mingguan dirancang untuk menjadi pertemuan singkat yang memungkinkan Anda bertatap muka dengan tim Anda.
Selama pertemuan ini, Anda akan berbagi visi, berbicara tentang harapan dan tujuan, menjawab pertanyaan apa pun, dan mengatasi masalah.
Check-in mingguan tidak dirancang untuk menyelesaikan semua masalah perusahaan. Mereka dimaksudkan untuk menjadi kumpul-kumpul cepat untuk memastikan semua orang tahu apa yang mereka lakukan.
Rapat bulanan mirip dengan check-in mingguan. Namun, rapat bulanan akan sedikit lebih lama karena tujuannya adalah untuk menginformasikan dan melatih kolaborator lintas Anda.
2. Tetapkan Harapan Lintas Tim
Mengelola proyek bisa jadi menantang. Semakin banyak tim dan anggota tim yang Anda tambahkan, semakin kompleks proyek tersebut. Alih-alih mengelola proyek, Anda memiliki tekanan tambahan untuk mengelola banyak tim yang berisi berbagai kepribadian.
Menetapkan harapan kolaborasi lintas tim adalah kunci keberhasilan tim. Ini memastikan bahwa setiap anggota lintas tim memahami tugas, tujuan, perilaku, komunikasi, dan peran di mana mereka akan beroperasi.
Praktek Terbaik
Sebagai pemimpin, Anda akan menetapkan harapan yang akan diikuti orang lain.
Jangan anggap enteng tugas ini. Harapan tim akan menjadi kekuatan penuntun di balik banyak hal yang akan Anda capai.
Salah satu praktik terbaik untuk ini adalah meluangkan waktu dan merenung. Renungkan bagaimana Anda ingin tim Anda berperilaku. Pikirkan melalui tujuan proyek, peran individu, tugas, anggaran, sumber daya, dan jadwal.
Kemudian, tentukan tingkat pekerjaan yang diinginkan, penyelesaian tugas, dan ekspektasi perilaku yang dibutuhkan tim. Tulis semuanya.
Jangan lupa untuk mengkomunikasikannya dengan jelas dan teratur kepada tim.
3. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab Tim
Kebingungan adalah salah satu cara tercepat dan paling tidak sehat untuk merusak kolaborasi lintas tim. Sukses tumbuh subur pada kejelasan.
Ketika kita tidak jelas, kita secara tidak sadar menciptakan ketidakpercayaan di dalam tim. Di mana ada ketidakpercayaan, selalu ada kekurangan keberhasilan karena kurangnya pertumbuhan.
Jika kita akan menciptakan hubungan saling percaya dengan kolaborator lintas tim kita, itu dimulai dengan mendefinisikan siapa melakukan apa dan siapa menjawab siapa.
Ada kekuatan sederhana ketika membantu orang mengetahui apa yang harus mereka lakukan dan siapa atasan langsung mereka.
Ketika Anda meluangkan waktu untuk mendefinisikan hal-hal ini, Anda menunjukkan kepada orang-orang bahwa mereka dapat mempercayai Anda. Ketika mereka mempercayai Anda, mereka akan membantu tim menjadi efisien dan sukses.
Ini mungkin terdengar dasar, tetapi ketika kita menguasai dasar-dasarnya, kita bisa menang di semua level. Jadi, jangan membenci awal yang kecil atau hal-hal kecil, karena itulah hal yang akan membawa Anda dan kolaborasi lintas tim Anda melintasi garis finis.
Kerjakan kerja keras membuat alat di ujung depan, jadi Anda tidak perlu melakukan kendali kerusakan di ujung belakang.
Praktek Terbaik
Buat diagram alur dan tulis deskripsi pekerjaan. Orang melakukan apa yang mereka lihat dan bukan apa yang Anda katakan.
Juga, penting untuk dicatat bahwa orang jarang mengingat sesuatu ketika mereka membutuhkannya. Menjaga visual bagan alur tim dan deskripsi pekerjaan di mana orang dapat mengaksesnya dengan cepat dan sering akan meningkatkan keberhasilan kolaborasi lintas tim Anda.
4. Buat Sistem
Saya pernah mendengar bahwa suatu sistem menghemat waktu, energi, dan uang Anda.
Jika Anda memikirkannya, sistem (proses) yang Anda buat adalah fondasi untuk tim Anda akan tumbuh. Segala sesuatu yang ada memiliki sistem di mana ia beroperasi.
Ambil tubuh manusia, misalnya. Ini adalah sistem yang menjalankan sistem. Tubuh manusia adalah sistem kompleks yang menampung sistem saraf, sistem endokrin, dan banyak lainnya. Ketika sistem ini beroperasi pada tingkat optimalnya, tubuh manusia menjadi kuat dan sehat.
Mengapa kolaborasi lintas tim Anda harus terlihat berbeda? Tim akan mencapai kinerja puncak dengan serangkaian sistem yang dioptimalkan.
Untuk meningkatkan kolaborasi lintas tim secara efektif, pemimpin harus mengembangkan dan menerapkan sistem di dalam tim. Anda akan membutuhkan sistem untuk semua yang Anda lakukan.
Misalnya, Anda akan memerlukan sistem komunikasi, sistem penganggaran dan pengeluaran, sistem pemasaran, sistem tindak lanjut, dll. Semakin banyak sistem yang Anda terapkan, semakin baik kolaborasi lintas tim akan berjalan.
Praktek Terbaik
Setelah Anda meluangkan waktu untuk membuat setiap sistem, buat dokumen yang dapat dibagikan yang menampung semua sistem. Ini akan menjadi dokumen hidup karena sistem dapat dan sering berubah.
Izinkan anggota tim lainnya untuk memberikan komentar tentang bagaimana sistem dapat menjadi lebih baik. Semakin besar masukan dari tim, semakin banyak dukungan yang mereka miliki, dan semakin baik sistemnya.
Satu hal lagi adalah bahwa Anda tidak membuat setiap perubahan yang disarankan. Alih-alih, bicarakan dengan anggota tim tentang perubahan tersebut dan lihat bagaimana mereka yakin hal itu akan meningkatkan sistem.
Jika perubahan yang diusulkan membuat sistem lebih baik, maka ubahlah. Namun, jika perubahan yang disarankan tidak memperbaiki sistem saat ini, biarkan saja.
5. Jadilah Transparan dan Hapus Penghalang Informasi
Kepercayaan adalah bahan bakar roket yang mendorong setiap kolaborasi lintas tim. Semakin rendah tingkat kepercayaan seseorang terhadap Anda, semakin rendah output yang akan Anda dapatkan darinya.
Beberapa hal terbesar yang menurunkan kepercayaan dalam sebuah tim adalah ketidakaslian dan ambiguitas. Ketika Anda melihat dua hal ini hadir dalam kepemimpinan tim, tim mulai berpikir bahwa para pemimpin plin-plan dan menyembunyikan sesuatu.
Bukan itu yang Anda ingin tim Anda rasakan atau pikirkan. Sebaliknya, Anda ingin tim Anda tahu bahwa mereka dapat mempercayai bahwa Anda adalah seperti yang Anda katakan. Anda ingin tim memahami bahwa kepemimpinan tidak menyembunyikan apa pun. Semuanya terkait kembali ke komunikasi yang jelas.
Jika kepemimpinan kolaborasi lintas tim berani transparan dan menghilangkan hambatan komunikasi, Anda akan melihat salah satu tim yang paling sehat dan efektif.
Seringkali, penolakan untuk bersikap transparan membunuh moral tim dan membatasi tim untuk mencapai potensi sebenarnya. Saya tidak bisa menekankan pentingnya tip ini.
Selama 20 tahun terakhir, saya telah menyaksikan tim demi tim berantakan karena kepemimpinan memastikan kebutuhan mereka akan kerahasiaan. Bukannya transparan, mereka hidup dalam kerahasiaan. Bukannya komunikatif dan berani, mereka malah pendiam dan ketakutan.
Seorang pemimpin yang tidak aman adalah kematian akhirnya dari tim mana pun. Jangan jatuh ke dalam perangkap perasaan bahwa Anda perlu menyembunyikan sesuatu.
Jadilah transparan dan berani. Miliki siapa Anda. Tunjukkan pada tim di mana letak kemenangan dan kegagalan. Jadilah pemimpin yang dibutuhkan tim dan yang dicontoh orang lain.
Praktek Terbaik
Gunakan rapat check-in mingguan Anda untuk membicarakan tantangan yang Anda hadapi bersama tim.
Jujur dan transparan dengan posisi tim dalam mencapai tujuan mereka. Bagikan tantangan dan kelemahan tim yang dirasakan. Minta maaf atas cara apa pun Anda mungkin telah memperlakukan atau tidak menghormati anggota tim mana pun.
Saat meminta maaf, pastikan Anda sudah memikirkan kapan dan di mana hal ini dibutuhkan. Anda seharusnya tidak meminta maaf kepada mereka dengan lemah. Namun, ketika Anda tahu Anda melakukan kesalahan, maka tanggunglah.
Di atas segalanya, terus berusaha untuk menjadi setransparan mungkin dengan tim yang telah diberikan kepada Anda.
Pikiran Akhir
Kolaborasi lintas tim dapat menyebabkan beberapa tingkat kecemasan. Bekerja dalam satu kelompok itu menantang, tetapi bekerja dalam satu kelompok yang bekerja dengan beberapa kelompok lain bisa sangat melelahkan. Jika Anda menerapkan lima cara ini untuk meningkatkan kolaborasi lintas tim, Anda akan mulai melihat kesuksesan yang Anda dambakan.
Ini akan memakan waktu, usaha, dan kerja, tetapi Anda bisa melakukannya. Kerjakan langkah-langkahnya setiap hari, dan Anda akan berada di jalan menuju kolaborasi lintas tim yang sukses.
***
Solo, Kamis, 14 Juli 2022. 8:52 pm
'salam hangat penuh cinta'
Suko Waspodo
suka idea
antologi puisi suko
Ikuti tulisan menarik Suko Waspodo lainnya di sini.
