Mengelola Komunikasi dalam Manajemen Proyek: Alat, Teknik, dan Hasil

Proses mengelola komunikasi dalam manajemen proyek mencakup penggunaan teknologi, model, dan metode komunikasi yang tepat. Itu diperlukan untuk memastikan informasi proyek didistribusikan dan dipahami dengan efektif.

Oleh Ahmad Ihbal

Teknologi Komunikasi
Pemilihan teknologi komunikasi merupakan pertimbangan penting dalam proses Mengelola Komunikasi. Karena ini dapat bervariasi dari proyek ke proyek, serta selama masa hidup proyek, fokusnya adalah memastikan bahwa pilihan teknologi sesuai dengan informasi yang dikomunikasikan.

Model Komunikasi
Pemilihan model komunikasi adalah pertimbangan penting dalam proses ini. Setiap komponen dalam komunikasi berkontribusi pada efektivitas dan efisiensi proses, dengan fokus pada pemilihan model yang sesuai untuk proyek dan pengelolaan hambatan (gangguan).

Metode Komunikasi
Pemilihan metode komunikasi adalah faktor penting. Banyak hambatan dan tantangan potensial bisa muncul, oleh karena itu, fokusnya adalah memastikan bahwa informasi yang dibuat dan didistribusikan diterima serta dipahami, untuk memungkinkan respons dan umpan balik.

Sistem Manajemen Informasi
Informasi proyek dikelola dan didistribusikan menggunakan berbagai alat, termasuk:

• Manajemen dokumen cetak: surat, memo, laporan, siaran pers.
• Manajemen komunikasi elektronik: e-mail, faks, pesan suara, telepon, konferensi video dan web, situs web, dan penerbitan web.
• Alat manajemen proyek elektronik: antarmuka web untuk penjadwalan, perangkat lunak manajemen proyek, perangkat lunak dukungan pertemuan dan kantor virtual, portal, serta alat manajemen kolaboratif.

Pelaporan Kinerja
Pelaporan kinerja adalah tindakan mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan perkiraan. Pelaporan ini melibatkan pengumpulan dan analisis data dasar versus data aktual untuk memahami kemajuan dan kinerja proyek serta memprediksi hasilnya.

Pelaporan harus memberikan informasi yang sesuai untuk setiap audiens. Formatnya bisa berupa laporan sederhana hingga yang lebih rumit dan dapat disiapkan secara berkala atau berdasarkan pengecualian. Laporan sederhana mungkin menampilkan informasi kinerja seperti persentase penyelesaian atau dashboard status. Laporan yang lebih rumit dapat mencakup:

• Analisis kinerja masa lalu,
• Analisis perkiraan proyek (termasuk waktu dan biaya),
• Status terkini risiko dan masalah,
• Pekerjaan yang diselesaikan selama periode tersebut,
• Pekerjaan yang akan diselesaikan dalam periode berikutnya,
• Ringkasan perubahan yang disetujui dalam periode tersebut, dan
• Informasi relevan lainnya yang ditinjau dan dibahas.

Mengelola Komunikasi: Output

Komunikasi Proyek
Proses ini melibatkan aktivitas yang diperlukan agar informasi dapat dibuat, didistribusikan, diterima, diakui, dan dipahami. Komunikasi proyek dapat mencakup laporan kinerja, status pengiriman, kemajuan jadwal, dan biaya yang telah dikeluarkan. Faktor-faktor seperti urgensi, dampak pesan, metode pengiriman, dan tingkat kerahasiaan dapat mempengaruhi variasi komunikasi.

Pembaruan Rencana Manajemen Proyek
Rencana manajemen proyek menyediakan informasi tentang baseline proyek, manajemen komunikasi, dan manajemen pemangku kepentingan. Area ini mungkin memerlukan pembaruan berdasarkan kinerja proyek saat ini. Baseline pengukuran kinerja adalah rencana yang disetujui untuk pekerjaan proyek, yang digunakan untuk membandingkan pelaksanaan proyek. Deviasi diukur untuk pengendalian manajemen dan biasanya mengintegrasikan parameter ruang lingkup, jadwal, dan biaya proyek.

Pembaruan Dokumen Proyek
Dokumen proyek yang dapat diperbarui mencakup:

• Log masalah,
• Jadwal proyek,
• Persyaratan pendanaan proyek.

Pembaruan Aset Proses Organisasi
Aset proses organisasi yang dapat diperbarui mencakup:

• Pemberitahuan pemangku kepentingan terkait masalah yang telah diselesaikan, perubahan yang disetujui, dan status proyek.
• Laporan proyek yang mencakup pelajaran yang dipetik, log masalah, laporan penutupan proyek, dan output dari area pengetahuan lainnya.
• Presentasi proyek yang disampaikan secara formal atau informal kepada pemangku kepentingan.
• Catatan proyek seperti korespondensi, memo, notulen rapat, dan dokumen lain yang terkait dengan proyek.
• Umpan balik dari pemangku kepentingan yang digunakan untuk memodifikasi atau meningkatkan kinerja proyek di masa depan.
• Dokumentasi pelajaran yang dipetik mencakup penyebab masalah, alasan tindakan korektif, dan pelajaran tentang manajemen komunikasi. Pelajaran ini didokumentasikan dan didistribusikan sebagai bagian dari basis data historis untuk proyek dan organisasi pelaksana.

Referensi

Project Management Institute. (2013). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide) (5th ed.). Project Management Institute.