"Kadang-kadang umpan balik membantu, dan kali lain umpan balik hanyalah derau yang mengalihkan perhatian."

Salah satu keterampilan kepemimpinan yang penting dikuasai oleh pemimpin ialah kapasitas untuk memberi umpan balik (feedback) yang efektif kepada anggota tim, pengikut, atau anak buahnya. Kerap terjadi, ketika anggota tim tidak mampu meraih target yang ditetapkan, pemimpin bersikap reaktif: marah dan menyalahkan. Marah memang cara yang paling mudah untuk menunjukkan ketidakpuasan Anda sebagai pemimpin, tapi kemarahan bukanlah umpan balik yang efektif. Anggota tim atau anak buah hanya akan berubah barang sesaat karena takut, dan tidak akan terjadi perubahan mindset maupun perilaku atas dasar kesadaran.

Memperkecil tingkat kesalahan yang dilakukan anggota tim, mengurangi ketergantungan kepada Anda sebagai pemimpin, memperkuat sistem dan mekanisme kerja organisasi adalah sejumlah pekerjaan yang perlu dilakukan secara tekun. Umpan balik, dalam konteks ini, menjadi bagian tak terpisahkan. Umpan balik adalah cara pemimpin dalam memandu anak buah agar sampai kepada tujuan organisasi.

Umpan balik seperti apa? Jelas bukan kemarahan, melainkan percakapan yang fokus pada keterampilan, kapasitas, serta sikap dan perilaku. Para ahli manajemen kerap mengingatkan pemimpin bahwa umpan balik mesti spesifik, tentang apa yang sudah dikerjakan. Umpan balik bukan menyasar karakter seseorang: “Dasar pemalas, pantas gagal terus.” Menyerang bukanlah cara yang baik untuk memulai pemberian umpan balik.

Ketika naluri impulsif untuk marah bereaksi lebih cepat, umpan balik yang efektif semakin sukar disampaikan, karena anggota tim cenderung lantas bersikap defensif. Penting bagi pemimpin untuk sabar mendengarkan sudut pandang anggota tim tentang apa yang membuat pekerjaan mereka gagal mencapai tujuan. Ini adalah sebuah cara untuk memahami perspektif anggota tim dalam melihat dan mengerjakan tugas. Sebagai pemimpin, Anda dapat menunjukkan apa yang dapat dan harus diubah—perilaku dan cara berpikir (mindset). Pikirkan: Apa yang dapat mendorong anggota tim Anda untuk bergerak ke depan?

Perilaku dapat diperbaiki, cara berpikir dapat diubah. Saran akan lebih bagus ketimbang kemarahan. “Kamu tidak detail oriented,” adalah serangan. “Capaian kamu akan lebih bagus jika kamu lebih fokus kepada detail,” adalah saran. Perbedaannya mungkin halus, tapi amat penting. Tujuannya sama: agar anggota tim fokus kepada detail, tapi cara yang berbeda dapat membuahkan hasil yang sangat berbeda.

Membandingkan capaian atau kinerja seseorang dengan orang lain juga bukan sejenis umpan balik yang efektif. Bagi banyak orang, perbandingan dapat menyinggung harga diri. Dan ini membuat umpan balik jadi tidak efektif. Bila Anda ingin membuat perbandingan, bandingkan kinerjanya saat ini dengan kinerjanya di waktu sebelumnya—anggota tim atau karyawan akan melihat apakah dirinya tumbuh atau sebaliknya malah merosot. Pendakatan ini akan lebih memotivasi dan dalam beberapa hal mendorong anggota tim untuk mengungkapkan kesukaran-kesukaran yang ia hadapi dalam menangani tugas. Pastikan untuk berpikir ke depan dan bukan terus-menerus mencari-cari kesalahan.

Cara menyampaikan umpan balik sama pentingnya dengan isi umpan balik, bahkan dalam beberapa hal lebih penting. Sungguh menarik apa yang ditemukan Marie Dasborough saat memelajari efek penyampaian umpan balik. Ia memelajari dua kelompok. Anggota kelompok pertama menerima umpan balik negatif (misalnya kritik pedas) yang disertai sinyal emosional positif, seperti tersenyum. Anggota kelompok kedua menerima umpan balik positif tapi disampaikan dengan muka masam. Hasilnya? Menurut Dasborough, mereka yang menerima umpan balik positif tapi disampaikan dengan sinyal emosional negatif perasaannya justru bertambah buruk.

Bersikap empatetik terhadap kesulitan anggota tim dan berusaha menunjukkan perbaikan-perbaikan yang mungkin ia lakukan akan jauh lebih efektif ketimbang ‘permainan telunjuk’. Sebagai pemimpin, ada banyak hal yang bisa Anda lakukan untuk menjadikan umpan balik Anda lebih produktif. Ada satu ukuran yang agaknya dapat Anda gunakan dalam mempertimbangkan suatu umpan balik: “Bagaimana Anda sendiri ingin mendengarkan umpan balik untuk Anda?” ***

Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.