Email saat ini merupakan salah satu layanan yang sudah hampir semua orang gunakan. Meski demikian, tapi fakta bahwa banyak orang yang kadangkala masih gagal dalam mengirim email atau melakukan kesalahan di dalam isi email membuktikan bahwa tidak semua orang benar-benar paham mengenai hal ini.
Kesalahan-kesalahan yang seringkali terjadi pasti tidak jauh-jauh dari salah dalam hal etika berkirim email, salah memasukkan email penerima, salah melampirkan dokumen, dan kesalahan-kesalahan lainnya yang terdengar remeh, tapi berpengaruh besar terhadap keberhasilan pengiriman email dan kualitas email tersebut. Oleh karena itu, kali ini saya akan membagikan beberapa hal dasar yang perlu kita perhatikan sebelum mengirim email agar email yang kita kirimkan terlihat bagus dan yang pasti berhasil dalam pengirimannya.
1. Penerima
Yang paling penting adalah siapa penerima surat itu. Semakin Anda mengenalnya, maka akan semakin mudah pula. Jika Anda mengenalnya, Anda cukup menuliskan email dengan gaya bahasa Anda sendiri, karena pasti orang tersebut tidak akan mempermasalahkannya. Namun, jika penerima adalah orang asing, orang yang tidak dekat dengan Anda atau orang yang lebih tinggi dari Anda maka gunakanlah bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Hal tersebut memang terdengar remeh, namun hal ini membuat email yang Anda kirimkan terlihat bagus serta membuat penerima memiliki kesan positif terhadap Anda. Dan satu lagi, alamat email penerima juga penting, jangan sampai salah memasukkan alamat email penerima karena jika salah bisa membuat email Anda gagal dalam pengiriman.
2. Waktu pengiriman
Waktu pengiriman adalah salah satu hal yang dapat Anda tentukan berdasarkan penerima dan isi email Anda.
Jika email Anda merupakan email penting yang mempunyai batas waktu pengiriman, maka sebaiknya kirimkan jauh-jauh sebelum batas waktu pengiriman berakhir. Namun, jika email Anda penting/tidak terlalu penting dan tidak terdapat batas waktu pengiriman, maka sebaiknya kirimkan email tersebut di waktu-waktu dimana sekiranya orang-orang sedang tidak menggunakan Gmail, atau simpelnya hindari jam-jam sibuk.
Lagi-lagi hal ini terdengar remeh, namun ini berhubungan dengan server Gmail yang jika sedang penuh atau sibuk maka email Anda akan ditunda dulu pengirimannya dan Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa email dalam antrean. Namun, jika Anda terpaksa mengirimkan email dalam jam-jam sibuk dan sialnya terkena masalah berupa email Anda tertunda dalam antrean, maka Anda bisa mencoba beberapa cara mengatasi email dalam antrean untuk mengatasi masalah tersebut.
Cara mengatasi masalah email dalam antrean tersebut bisa Anda temui dengan mudah menggunakan fitur pencarian Google, atau Anda juga bisa langsung saja membaca caranya di blog teknologi Maskere yang membahas tentang cara mengatasi masalah yang kerap muncul pada Gmail seperti masalah email dalam antrean dan masalah sinkronisasi, kebetulan saya menemukan blog ini dan ternyata tutorial yang diberikan mudah untuk dipahami dan berhasil mengatasi masalah email dalam antrean yang saya hadapi.
3. Judul email
Gunakan judul email yang jelas dan tidak terlalu panjang alias to the point agar email yang Anda kirim memiliki kesan bagus dan yang paling penting tidak membuat penerima merasa aneh atau lucu dengan email yang Anda kirimkan
4. Isi email
Tuliskan isi email dengan jelas, sopan dan pastikan apa yang ingin Anda sampaikan berhasil disampaikan dengan baik. Dan juga apabila email Anda terdapat dokumen yang dilampirkan, maka pastikan Anda jangan salah melampirkan dokumen dan terlebih dahulu mengubah nama dokumen yang dilampirkan apabila nama dokumen yang akan dilampirkan masih merupakan nama yang acak atau nama yang asal-asalan.
Demikian pembahasan saya mengenai hal-hal yang harus diperhatikan sebelum mengirim email menggunakan Gmail. Apabila bermanfaat, Anda bisa bagikan artikel ini ke sosial media dan teman-teman Anda. Sekian dan semoga bermanfaat.
Ikuti tulisan menarik Annn Mk1 lainnya di sini.
