Waktu dan anggaran terbatas. Apa yang dapat dilakukan untuk mengumpulkan anggota tim yang terpencar? Sebagai jalan keluar, virtual meeting kerap disarankan. Meskipun tidak berada di tempat yang sama, seluruh anggota tim dapat mengadakan rapat berkat bantuan teknologi. Virtual meeting juga dapat sangat efektif untuk penanganan situasi mendesak, misalnya bencana alam.
Memang benar, virtual meeting tidak selalu ideal untuk setiap situasi. Karena itu, mengetahui kapan dan bagaimana memanfaatkan teknologi merupakan langkah penting agar virtual meeting berhasil. Ada peranti yang bekerja dengan baik untuk kelompok kecil, namun jadi tidak optimal bila untuk banyak orang. Namun, virtual meeting bisa lebih efektif ketimbang rapat tatap muka mengingat peserta sangat mungkin lebih sadar-waktu.
Menguji kesiapan peranti beberapa hari sebelum rapat dimulai selalu disarankan. Serahkan tanggung jawab perihal ini kepada orang yang memang mengerti. Unsur keamanan juga patut memperoleh perhatian yang layak dengan cara melindung aktivitas rapat dengan antivirus, firewall, maupun spyware protection. Delay yang lama dalam percakapan hingga kegagalan koneksi dapat membuyarkan antusiasme peserta rapat, dan hal semacam ini kerap terjadi.
Para penganjur virtual meeting berbagi sejumlah prinsip agar aktivitas ini membuahkan hasil yang dikehendaki bersama.
Pertama, sederhana, tidak usah ribet.Virtual meeting dimaksudkan untuk mengatasi keterbatasan anggaran dan pertimbangan urgensi, sementara lokasi peserta berbeda-beda dan jaraknya relatif jauh. Bila persiapan rapat begitu ribet, tujuan itu sukar dicapai. Banyak pilihan teknologi untuk mendukung kegiatan ini, pilih yang paling mudah disiapkan dan efisien anggaran.
Kedua, interaktif dan fokus. Komunikasi dalam rapat menghadapi tantangan yang lebih besar dibandingkan rapat di satu ruangan. Dalam virtual meeting, komunikasi dihadapkan pada keterbatasan dalam memahami bahasa non-verbal, misalnya mimik muka, gestur tubuh, ataupun intonasi yang mungkin terganggu oleh kualitas koneksi telepon/internet. Kurangi pembicaraan yang tidak perlu, fokus kepada agenda pokok.
Ketiga, kolaboratif. Kolaborasi dapat tercipta bila ada sikap saling percaya di antara peserta pertemuan. Kompetensi, kapasitas, maupun pengalaman yang beragam perlu dilihat sebagai modal yang bagus untuk menguatkan keberhasilan pertemuan. Virtual meeting akan gagal apabila ada peserta yang dominan, tidak mau mendengar pendapat peserta lain, atau mengembangkan groupthink. Menjadi tugas pemimpin rapat untuk menjaga agar virtual meeting tidak didominasi oleh satu-dua orang.
Keempat, siapkan agenda. Bagikan agenda rapat virtual jauh hari agar peserta hadir dalam kondisi siap dengan materi dan dokumen yang diperlukan. Ketidakjelasan agenda membuat pertemuan tidak efektif. Perbedaan lokasi peserta rapat dapat diatasi dengan persiapan yang lebih matang, misalnya dengan pembicaraan personal via telepon terlebih dulu.
Kelima, jagalah momentum. Apabila pertemuan pertama berhasil, jagalah momentum ini sebab mungkin saja diperlukan pertemuan kedua dan seterusnya, juga dalam format virtual meeting. Bila seluruh peserta yang diundang dan hadir merasakan keberhasilan pertemuan, niscaya mereka tetap antusias untuk hadir dalam pertemuan selanjutnya. (Sumber foto ilustrasi: leadstrat.com) **
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
