Prosedur Investigasi Penipuan: Strategi Pencegahan dan Penanganan Efektif

Bagaimana langkah-langkah menyusun prosedur investigasi penipuan yang efektif? Yang jelas, soal itu mencakup perumusan kebijakan dan kontrol internal.

***

Prosedur adalah dokumen formal yang menetapkan standar untuk cara aktivitas dilakukan dan tugas-tugas spesifik dilaksanakan. Investigasi penipuan mirip dengan kegiatan bisnis lainnya, meskipun ada dua fitur utama yang perlu diperhatikan.

Pertama, investigasi cenderung sensitif dan memiliki faktor malu yang tinggi, terutama jika investigasi berjalan tidak sesuai harapan. Kedua, fakta bahwa investigasi diperlukan menunjukkan adanya potensi rasa malu lainnya di mana kontrol telah gagal dan manajemen telah membiarkan masalah ini terjadi.

Lebih berfokus pada upaya membatasi kerusakan di mana investigasi bertujuan untuk menemukan pelaku, menyelesaikan masalah, dan memungkinkan manajemen melanjutkan pekerjaan utamanya. Inilah mengapa prosedur yang baik sangat diperlukan dalam bidang ini.

Namun, prosedur saja tidak cukup. Harus ada proses implementasi yang efisien agar prosedur ini bisa diterapkan dalam tindakan nyata dan menghasilkan hasil yang diharapkan.

Ringkasan faktor-faktor yang mendukung prosedur ini adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Berbasis pada Budaya Pencegahan Penipuan
   Manajemen harus mengutamakan kontrol yang baik untuk menghindari pelanggaran sistem. Ini banyak dipengaruhi oleh pendekatan berbasis risiko di mana aset yang berisiko diidentifikasi dan langkah-langkah diambil untuk menilai sejauh mana mereka dilindungi secara proaktif.

2. Kebijakan Anti-Penipuan
   Pastikan organisasi telah menetapkan kebijakan anti-penipuan yang disertakan dalam kontrak kerja, peran manajemen, prioritas direktur, serta disampaikan dalam pelatihan orientasi dan program pelatihan berkelanjutan. Kode etik disiplin formal harus merujuk pada kebijakan anti-penipuan ini.

3. Latihan Deteksi Penipuan
   Prosedur investigasi penipuan juga dapat didukung oleh latihan deteksi penipuan formal di mana tim proyek dibentuk untuk mengisolasi penipuan tertentu yang dianggap mengkhawatirkan. Ini bisa menargetkan area sensitif seperti sistem pembayaran, klaim gaji, kasir dan transfer uang, dana pensiun, manajemen kas (pinjaman dan investasi), referensi karyawan, keamanan komputer, pembelian dan kontrak, sistem pengiriman cek, dan sebagainya. Segala tuduhan atau kecurigaan penipuan dapat dimasukkan ke dalam prosedur investigasi secara dinamis. Nomor telepon khusus untuk melaporkan kecurigaan bisa menjadi cara untuk mendorong tindakan, selama ada aturan yang terkait dengan penggunaannya.

4. Pelatihan untuk Staf Kunci
   Latih staf kunci dalam prosedur investigasi ini. Ini termasuk auditor internal, petugas personalia, dan manajer utama. Perlu diperhatikan bahwa kita harus berhati-hati dalam mempublikasikan semua metode deteksi dan pengujian kita karena ini bisa mendorong orang untuk “mengakali sistem”. Namun, pelatihan yang baik adalah cara agar penyelidik mengetahui cara melaksanakan prosedur jika diperlukan.

5. Hubungan dengan Kepolisian
   Pastikan kepolisian mengetahui prosedur serta nama dan nomor kontak yang relevan. Adalah praktik yang baik untuk membangun mekanisme hubungan dengan polisi setempat (atau unit khusus investigasi penipuan polisi) agar tetap terhubung.

6. Tanggung Jawab CEO
   Jadikan CEO bertanggung jawab atas prosedur investigasi penipuan dengan saran dari auditor internal utama. Di mana Chief Audit Executive (CAE) adalah petugas penipuan yang ditunjuk, harus ada pengakuan jelas bahwa CEO bertanggung jawab penuh untuk menangani penipuan melalui pendelegasian kepada petugas yang tepat. Oleh karena itu, semua laporan akhir penipuan harus diajukan kepada CEO beserta laporan tuduhan, tindakan yang diambil, dan laporan ringkasan penipuan dan ketidakteraturan selama setiap periode pelaporan (misalnya, setiap kuartal). Juga baik untuk melibatkan komite audit dan tim manajemen dalam laporan ringkasan tersebut, dengan perlindungan kerahasiaan.

7. Kebijakan 'Zero Fraud'
   Adopsi kebijakan formal "zero fraud" di mana setiap kali muncul masalah, kita bertanya apa yang salah, dan bagaimana ini bisa dipecahkan. Ini bisa mendorong pertanyaan fundamental seperti apakah kita mempekerjakan orang yang tepat (di mana terdapat insiden penipuan yang dilaporkan tinggi), sehingga dimulai pencarian untuk sistem yang lebih baik mulai dari rekrutmen, seleksi, penilaian kinerja, dan pengembangan karir.

8. Pembaruan Prosedur Investigasi
   Pastikan ada mekanisme yang efektif untuk memastikan prosedur investigasi ditinjau, diperbarui, dan diterapkan dengan benar di seluruh organisasi.

Poin Praktis dalam Investigasi Penipuan
Semua kasus penipuan berbeda dan aturan tetap tidak dapat diterapkan pada keadaan yang tidak terduga. Pendekatan disiplin didasarkan pada pengumpulan bukti yang kuat dari sumber yang dapat diandalkan dan dikonfirmasi dengan dokumen hasil yang disusun secara sistematis. Beberapa poin praktis yang perlu diperhatikan adalah:

1. Polisi lebih menyukai kasus yang disajikan dengan baik dengan bukti yang jelas sehingga mereka dapat mengalokasikan sumber daya dan memberi tingkat kepentingan. Hubungan yang baik antara audit internal dan polisi dapat meningkatkan kerjasama yang efisien.

2. Tentukan apakah penyelidikan bersifat internal atau membutuhkan campur tangan polisi. Adalah kebijakan yang baik untuk merujuk semua kasus kriminal kepada polisi atau setidaknya meminta saran mereka.

3. Tunjuk petugas penghubung yang akan berkomunikasi dengan polisi selama investigasi. Audit bisa membantu dengan cara mengatur wawancara jika kehadiran polisi bisa mengganggu pelayanan.

4. Rahasiakan investigasi, terutama jika dibutuhkan pengumpulan bukti rahasia.

5. Tindakan disiplin dapat diambil meski penyelidikan polisi masih berjalan, selama tuduhan menyangkut masalah internal seperti pelanggaran prosedur.

6. Harus ada kebijakan yang jelas tentang apa yang boleh disimpan di rumah dan apa yang tidak boleh dipindahkan dari kantor untuk menghindari kebingungan hukum.

7. Standar bukti harus tinggi karena akan diperiksa secara rinci dalam sidang pengadilan atau sidang disiplin internal.

8. Manajemen bertanggung jawab untuk menginvestigasi penipuan, dengan audit bertindak sebagai penasehat dan saksi utama yang menyajikan bukti.

Dengan memperhatikan semua aspek ini, organisasi dapat mengembangkan prosedur investigasi penipuan yang efektif dan memadai untuk menjaga integritas dan kepercayaan operasionalnya.

Referensi:

Pickett, K. H. S. (2010). The Internal Auditing Handbook (3rd ed.). John Wiley & Sons Ltd.