Sebelumnya, terlalu sulit bagi orang untuk menulis, menyimpan dan mengarsipkan data atau dokumen mereka dalam jumlah besar. Masalah orang paling umum saat berada di kantor adalah seperti hilangnya laporan, dokumen, atau hak mereka untuk menyalin semua data secara instan.
Sementara hidup di era digital ini, semua yang manusia temukan dalam kehidupan sehari-hari mulai diterapkan dengan teknologi berbasis komputer. Kapasitas atau porsi kehidupan yang semakin berkembang di lingkungan pekerjaan, diperlukannya alat pendukung yang sangat menjunjung tinggi nilai efektifitas dan efisiensi agar dapat mengikuti arus globalisasi yang dimana semua hal di dunia sekarang ini memasuki fase serba cepat.
Manajemen data salah satunya ialah proses administratif yang mencakup memperoleh, memvalidasi, menyimpan, melindungi, dan memproses data yang diperlukan untuk memastikan aksesibilitas, keandalan, dan ketepatan waktu data bagi penggunanya. Organisasi atau perusahaan menggunakannya agar dengan mudah melakukan pengolahan data, meningkatkan kapasitas, kapabilitas dan efisiensi dalam menginformasikan keputusan bisnis.
Ketika Bill Gates menciptakan Microsoft, jenis pekerjaan apa pun didukung oleh programnya. Penampilan Bill Gates mengundang pakar IT lainnya untuk menantang diri mereka sendiri berdasarkan keterampilan mereka. Teknologi terkomputerisasi membuat semuanya cepat, otomatis, lebih efektif dan akurat juga untuk menyederhanakan pencatatan elektronik, dan menghasilkan laporan yang berarti.
Otomatisasi komputer membuat pengolahan data yang bersifat pengulangan bisa dituntaskan dengan sekejap tanpa melakukan usaha pengulangan yang berlebih, serta proses pencarian data yang sangat cepat akan sangat diunggulkan ketika sesuatu hal didukung oleh system komputerisasi. Seolah olah termakan oleh waktu, kini kinerja sistem manual (konvensional) telah tergantikan oleh penggunaan teknologi komputerisasi. Namun, ada beberapa tempat kerja yang ditemukan di era ini yang tidak menggunakan teknologi komputerisasi sebagai sistem pendukung utama untuk membantu mengolah, memelihara data dan laporan perusahaan mereka.
PT Allberta Helmet Cikarang bergerak di sektor hasil output produk telah berjalan selama 12 tahun. Tempat ini adalah gudang dan pemasaran ketika helm baru saja diproduksi. Kemudian, helm akan dijual ke outlet kecil dan menjangkau pelanggan dengan aman.
Pada sektor lain yaitu perusahaan yang bergerak di bidang jasa, PT Air Techno Internasional Cikarang dimana mereka berperan penuh untuk pemeliharaan dan pembenahan berbagai alat pendukung prosedur pabrik. Kedua perusahaan tersebut dikendalikan oleh 1 laptop dan sisa pembukuan lainnya dikontrol dengan cara manual (konvensional) dan mereka mampu bersaing dengan competitor disekitarnya secara professional.
Di balik keunggulan teknologi komputerisasi, tentu saja ada sesuatu yang membuat perusahaan perlu berpikir lebih banyak saat menggunakan teknologi ini. Pengeluaran modal yang lebih tinggi, akan berdampak pada jumlah uang yang diperlukan untuk berinvestasi dalam sistem komputer dapat mahal untuk perorangan dan perusahaan kecil.
Dana yang harus digelontorkan untuk membeli perangkat sistem, pemeliharaan dan juga melatih para pengguna sistem. Di balik pentingnya ahli IT, ada sekelompok orang yang disebut hacker. Peretas saat ini memiliki konotasi negatif karena tindakan yang menyebabkan perubahan tampilan situs web, memasukkan kode virus.
Peretas menggunakan lubang keamanan yang belum diperbaiki oleh pembuat perangkat lunak (bug). Peretas dan pengguna tidak sah dapat menggunakan cara ilegal untuk mendapatkan akses ke informasi aman. Kegagalan sistem dapat terjadi kapan saja. Jika perangkat keras atau perangkat lunak berhenti berfungsi, maka informasi tidak dapat diakses sampai perangkat keras atau perangkat lunak yang diperlukan telah diperbaiki atau diganti. Akibatnya, membuat perusahaan melambat dan memberikan tampilan buruk perusahaan kepada pelanggan.
Efek samping menggunakan teknologi berbasis komputer seperti itu merupakan salah satu dari banyak alasan bagi perusahaan untuk tidak mengambil risiko menggunakan akses komputerisasi untuk mendukung jalannya perusahaan mereka.
Dengan banyak sumber daya manusia, perusahaan dapat menciptakan lapangan kerja dengan menerapkan sistem manual (konvensional) untuk mendukung perusahaan seiring berjalannya waktu dan inilah alasannya. Untuk menjaga efektivitas biaya, sumber daya manusia dapat digunakan untuk sistem komputerisasi manual, karena tidak perlu membeli peralatan mahal seperti server, workstation, dan perangkat tertentu.
Untuk karyawan, tidak memerlukan biaya pelatihan, karena sistem ini sangat mudah digunakan dan tidak membutuhkan karyawan yang terampil. Ini akan memberikan efek bagaimana kebutuhan bisnis dapat dengan mudah diimplementasikan ke dalam prosedur bisnis dan dilaksanakan segera. Fleksibilitas dapat diperlukan untuk memperbaiki kesalahan atau "kesalahan teknis" yang baru saja terjadi pada saat itu.
Namun, sudah begitu beragam keunggulan yang diterima ketika mengaplikasikan system kerja manual (konvensional), tetap saja system kerja komputerisasi akan terus mendominasi pada segala aspek kehidupan dimasa depan. Teknologi terkomputerisasi lebih tepat dan akurat tidak sebanding dengan proses perjalanan pengolahan data yang dilakukan secara manual (konvensional) tingkat perkembangannya yang sangat pesat menjadi kunci solusi langkah pengolahan data yang tepat bagi setiap perusahaan. Setiap fitur untuk keamanan, kecepatan dan pengolahan data yang akan memimpin perusahaan untuk mendapatkan tanggapan atau umpan balik yang baik dari pelanggan mereka.
Segala aspek apa pun dalam kehidupan manusia akan berkembang lebih baik. Semua sumber daya harus mengikuti kebangkitan era globalisasi dan perkembangan pola pikir manusia, termasuk pertumbuhan dan perkembangan teknologi.
Para leluhur menggunakan kuda, perahu sebagai kendaraan untuk membantu perjalanan jarak jauh mereka. Demikian evolusi pola pikir manusia, menyediakan ketersediaan sepeda motor dan mobil sebagai kendaraan yang dapat digunakan setiap hari. Karena cara sistem perusahaan yang didukung oleh teknologi komputer bukanlah masalah sama sekali, sama seperti metode manual (konvensional) untuk mengatur jalannya perusahaan.
Titik temu jawaban yang dapat dipetik tidak penting perusahaan mana yang menggunakan teknologi manual (konvensional) atau berbasis komputer, selama dapat bersaing secara kompetitif mengikuti fase alir perusahaan yang serba cepat, semua disahkan. Tujuan utama perusahaan untuk mendapat tanggapan atau umpan balik yang baik dari pelanggan mereka.
Max Daniel T. 212019282 Mahasiswa Universitas Kristen Satya Wacana FEB 2019
Ikuti tulisan menarik Max Daniel lainnya di sini.
