Meskipun orang menghabiskan lebih banyak waktu untuk komunikasi lisan, organisasi terutama mengandalkan komunikasi tertulis. Untuk mengembangkan basis informasi dan mempertahankan bukti dokumenter, tidak ada alternatif selain komunikasi tertulis.
8 cara untuk meningkatkan komunikasi tertulis:
- Gunakan Kata-Kata Pendek dan Akrab
- Gunakan Kalimat Pendek dan Paragraf
- Gunakan Kata-Kata Teknis dengan Hati-Hati
- Gunakan Kalimat Aktif
- Berikan Contoh dan Bagan
- Ungkapkan Pikiran Secara Logis
- Hindari Kata-Kata yang Tidak Perlu
- Hindari Kata-Kata Diskriminatif
Gunakan Kata-Kata Pendek dan Akrab - Dalam pesan tertulis, adalah bijaksana untuk menggunakan kata-kata pendek dan akrab. Meskipun kata-kata yang tidak dikenal dan kompleks menunjukkan kecerdasan penulis, ia mungkin gagal menyampaikan pesan kepada pembaca biasa.
Gunakan Kalimat Pendek dan Paragraf - Pesan yang ditulis dengan sukses membutuhkan kalimat dan paragraf pendek. Karena kalimat dan paragraf pendek berkomunikasi lebih baik daripada kalimat panjang dan paragraf. Ketika kalimat dan paragraf panjang, pembaca mungkin tidak mengerti arti lengkap dari pesan tersebut.
Gunakan Kata-Kata Teknis dengan Hati-Hati - Pesan tersebut harus mengandung jargon teknis seminimal mungkin. Kata-kata atau jargon teknis membuat pesan sulit bagi pembaca umum. Misalnya, depresiasi, pledge, IRR, dan lain-lain. Adalah istilah yang umum digunakan dalam proyek investasi baru. Namun, kata-kata ini mungkin membingungkan bagi orang awam.
Gunakan Kalimat Aktif - Dalam komunikasi tertulis, komunikator harus lebih memilih kalimat aktif daripada kalimat pasif. Karena kalimat yang ditulis dengan kalimat aktif pendek dan langsung. Namun, itu tidak berarti bahwa kalimat pasif tidak dapat digunakan.
Berikan Contoh dan Bagan - Ada pepatah yang mengatakan grafik lebih dari sekadar kata-kata. Oleh karena itu, jika memungkinkan, pesan tertulis harus berisi contoh dan grafik yang dapat memperjelas pesan dengan lebih mudah.
Ungkapkan Pikiran Secara Logis - Pengaturan logis dari pemikiran adalah kriteria penting lainnya dari komunikasi tertulis yang efektif. Pikiran atau ide pengirim harus diatur secara logis dan berurutan sehingga pembaca dapat memahami artinya.
Hindari Kata-Kata yang Tidak Perlu - Cara lain untuk meningkatkan efektivitas pesan tertulis adalah menghindari kata-kata yang tidak perlu dan berulang-ulang.
Hindari Kata-Kata Diskriminatif - Saat menulis, penulis tidak boleh menggunakan kata-kata diskriminatif. Kata-kata diskriminatif adalah kata-kata yang tidak memperlakukan semua orang dengan setara. Selain itu, kata-kata semacam itu menciptakan bias terkait jenis kelamin, ras, agama, dan lain-lain.
***
Solo, Senin, 11 Mei 2020. 10:58 am
'salam sukses penuh cinta'
Suko Waspodo
antologi puisi suko
Ikuti tulisan menarik Suko Waspodo lainnya di sini.
