Suko Waspodo

... an ordinary man ...

Bergabung Sejak: 26 April 2019

Selasa, 12 Mei 2020 18:59 WIB

Strategi Rapat yang Efektif

Tentang teknik rapat.

Dukung penulis Indonesiana untuk terus berkarya

Rapat sangat penting untuk pekerjaan organisasi mana pun. Rapat yang baik sangat penting untuk pengambilan keputusan kolektif, perencanaan dan tindak lanjut, akuntabilitas, demokrasi, dan praktik lain yang akan membantu kita membangun organisasi yang baik.

Jika rapat digunakan dengan benar, akan dapat membantu organisasi menjadi efisien. Namun, seperti semua alat pengorganisasian, rapat dapat digunakan dengan buruk dan akhirnya tidak memenuhi tujuan yang seharusnya.

Kadang-kadang kita tampaknya menghadiri terlalu banyak rapat panjang, yang membahas hal yang sama berulang kali tanpa kelihatannya bergerak maju.

Scroll Untuk Melanjutkan

Rapat dapat menjadi tempat di mana konflik dimainkan. Beberapa orang juga dapat melihat menghadiri rapat sebagai bekerja untuk organisasi darpada melihatnya sebagai alat untuk menyelesaikan pekerjaan.

Kita harus mencoba membuat rapat kita menjadi tempat di mana kita mendapatkan partisipasi dan keterlibatan yang demokratis dan konstruktif dari anggota kita.

Berikut adalah enam tips yang akan membantu membuat pertemuan lebih efektif.

Jangan Mengadakan Rapat
Tetapkan Tujuan untuk Pertemuan
Berikan Agenda Sebelumnya
Tetapkan Persiapan Rapat
Tetapkan Item Tindakan
Periksa Proses Rapat Kita

Jangan Mengadakan Rapat

Hindari mengadakan rapat jika informasi yang sama dapat dicakup dalam memo, email, atau laporan singkat.
Salah satu kunci untuk mengadakan rapat yang lebih efektif adalah membedakan antara kebutuhan untuk penyebaran informasi satu arah dan berbagi informasi dua arah.

Untuk menyebarluaskan informasi, kita dapat menggunakan berbagai media komunikasi lain, seperti mengirim email atau memposting informasi di intranet perusahaan kita.

Jika kita ingin memastikan bahwa kita telah mengirimkan pesan yang tepat, kita dapat menjadwalkan rapat untuk hanya menjawab pertanyaan tentang informasi yang telah kita kirim.

Dengan mengingat untuk bertanya pada diri sendiri, "Apakah rapat adalah cara terbaik untuk menangani ini?"

Kita akan mengurangi waktu rapat yang terbuang sia-sia dan mengembalikan keyakinan grup kita bahwa rapat yang mereka hadiri perlu.

Tetapkan Tujuan Rapat

Tetapkan tujuan rapat. Sebelum merencanakan agenda untuk rapat, tulis frasa atau beberapa frasa untuk melengkapi kalimat:
"Di akhir pertemuan, aku ingin kelompok itu ..."

Bergantung pada fokus rapat kita, akhir kalimat kita mungkin termasuk frasa seperti:

dapat membuat daftar tiga fitur teratas dari produk terbaru kita,
telah menghasilkan tiga ide untuk meningkatkan penjualan kita,
memahami cara kita melakukan bisnis dengan pelanggan,
berangkat dengan rencana aksi,
memutuskan pemasok baru,
menyelesaikan masalah desain.

Salah satu manfaat dari menetapkan tujuan rapat adalah membantu kita merencanakan rapat. Semakin konkret tujuan rapat kita, semakin fokus agenda kita.

Manfaat penting kedua dari memiliki tujuan spesifik untuk setiap rapat adalah bahwa kita memiliki ukuran konkret yang dengannya kita dapat mengevaluasi rapat itu.

Apakah kita berhasil memenuhi tujuan? Mengapa atau mengapa tidak? Apakah diperlukan rapat lain? Menetapkan tujuan rapat memungkinkan kita untuk terus meningkatkan proses rapat efektif kita.

Berikan Agenda Sebelumnya

Berikan semua peserta sebuah agenda sebelum rapat dimulai. Agenda kita perlu menyertakan uraian singkat tentang tujuan rapat, daftar topik yang akan dibahas dan daftar yang menyatakan siapa yang akan membahas setiap topik dan untuk berapa lama.

Ketika kita mengirim agenda, kita harus memasukkan waktu, tanggal dan lokasi rapat dan setiap informasi latar belakang yang perlu diketahui peserta untuk mengadakan diskusi tentang topik rapat.

Apa hal terpenting yang harus kita lakukan dengan agenda kita? Ikuti dengan cermat!

Tetapkan Persiapan Rapat

Berikan semua peserta sesuatu untuk dipersiapkan untuk rapat, dan rapat itu akan membawa arti baru bagi setiap anggota kelompok.

Untuk rapat pemecahan masalah, mintalah kelompok membaca informasi latar belakang yang diperlukan untuk turun ke bisnis dalam rapat tersebut.

Mintalah setiap anggota kelompok untuk memikirkan satu solusi yang mungkin untuk masalah ini agar semua orang memikirkan topik rapat.

Sebagai contoh:

Untuk memulai rapat penjualan dengan nada positif, mintalah semua peserta mengingat kembali kesuksesan terbesar mereka sejak rapat terakhir dan minta satu orang untuk membagikan keberhasilannya dengan grup.

Untuk rapat yang kurang formal atau sesi curah pendapat, ajukan pertanyaan trivia terkait dengan topik rapat dan berikan jawaban yang benar dalam beberapa menit pertama rapat.

Kiat-kiat ini merupakan cara ampuh untuk menghangatkan kelompok dan mengarahkan perhatian peserta pada tujuan rapat.

Tetapkan Item Tindakan

Jangan selesaikan diskusi apa pun dalam rapat tanpa memutuskan bagaimana menindaklanjutinya. Dengarkan komentar kunci yang menandai item tindakan potensial dan jangan biarkan mereka lewat tanpa mengatasinya selama rapat kita.

Pernyataan seperti:

kita benar-benar harus bekerja,
itu topik untuk rapat yang berbeda,
atau saya ingin tahu apakah kita bisa.

Apakah contoh komentar yang harus memicu item tindakan untuk menyelesaikan tugas, mengadakan pertemuan lain atau memeriksa ide tertentu lebih lanjut?

Menetapkan tugas dan proyek saat mereka muncul selama rapat berarti tindak lanjut kita akan selesai.

Mengatasi pernyataan di luar topik selama rapat, dengan cara ini juga memungkinkan kita untuk menjaga agar rapat tetap di jalurnya.

Dengan segera menanggapi pernyataan ini dengan saran membuat item tindakan untuk memeriksa masalah di luar pertemuan saat ini, kita menunjukkan kepada peserta tapat bahwa kita menghargai masukan mereka serta waktu mereka.

Periksa Proses Rapat Kita

Tetapkan beberapa menit terakhir setiap rapat sekaligus untuk meninjau pertanyaan-pertanyaan berikut: