Penggunaan teknologi informasi telah mengalami perubahan yang signifikan pada banyak aspek bisnis, termasuk dalam pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen (SPM) adalah proses di mana sebuah organisasi memastikan bahwa tujuan dan sasaran bisnisnya tercapai melalui pengawasan, penilaian, dan perencanaan yang terstruktur. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi SPM.
Ada beberapa metode teknologi informasi yang dapat membantu SPM. Pertama, melalui pengumpulan data yang lebih cepat dan akurat. Dalam SPM konvensional, pengumpulan data umumnya dilakukan secara manual. Proses ini memakan waktu dan seringkali rentan terhadap kesalahan manusia. Namun, dengan teknologi informasi, data dapat dikumpulkan secara otomatis melalui berbagai sistem seperti enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), dan supply chain management (SCM). Dengan data yang lebih cepat dan akurat, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan berdasarkan fakta.
Pemanfaatan teknologi informasi juga dapat mempermudah dalam melakukan analisis data. Seringkali data yang terkumpul sangat besar dan rumit, sehingga sulit untuk dianalisis secara manual. Namun, dengan memanfaatkan teknologi informasi, data dapat dianalisis dengan menggunakan berbagai alat seperti data mining, big data analytics, dan kecerdasan buatan (AI). Analisis data yang lebih baik memungkinkan manajemen untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang kinerja bisnis dan mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi.
Tidak hanya itu, teknologi informasi juga bisa membantu dalam mengawasi kinerja bisnis secara langsung. Dalam sistem manajemen kinerja tradisional, pengawasan kinerja bisnis umumnya dilakukan dengan mengumpulkan data dari berbagai departemen dan membuat laporan berkala. Akan tetapi, teknologi informasi memungkinkan manajemen untuk mengawasi kinerja bisnis secara langsung melalui dashboard dan laporan otomatis. Dengan pengawasan yang lebih cepat dan efisien, manajemen bisa mengambil tindakan perbaikan dengan cepat dan mengoptimalkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Teknologi informasi juga bisa membantu dalam perencanaan dan pengelolaan anggaran. Dalam SPM yang konvensional, perencanaan dan pengelolaan anggaran seringkali dilakukan secara manual. Namun, dengan teknologi informasi, manajemen bisa memanfaatkan berbagai aplikasi seperti perangkat lunak perencanaan anggaran dan perencanaan keuangan untuk membuat rencana anggaran yang lebih akurat dan realistis. Dengan pengelolaan anggaran yang lebih baik, manajemen bisa mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mencapai tujuan bisnis dengan lebih efektif.
Selain itu, teknologi informasi juga bisa membantu dalam mendeteksi risiko. Pada SPM yang konvensional, deteksi risiko kerap dilakukan secara manual dan didasarkan pada pengalaman. Namun, dengan teknologi informasi, manajemen bisa memanfaatkan beragam sarana seperti perangkat lunak manajemen risiko dan analisis data untuk mendeteksi risiko dan mengukur dampaknya pada kinerja perusahaan. Dengan pendeteksian risiko yang lebih tepat, manajemen bisa mengambil tindakan yang sesuai untuk mengurangi risiko dan melindungi perusahaan dari kerugian yang tidak diinginkan.
Tetapi, terdapat tantangan-tantangan dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam SPM. Salah satunya adalah memastikan integrasi antara berbagai sistem dan aplikasi yang digunakan dalam bisnis. Terkadang, sistem dan aplikasi yang berbeda tidak dapat saling berkomunikasi, sehingga menghambat pengumpulan dan analisis data. Upaya solusinya adalah dengan memanfaatkan platform terintegrasi atau melakukan customisasi pada sistem yang telah ada agar dapat saling berkomunikasi.
Tantangan lainnya adalah mempertahankan keamanan dan privasi data pengguna. Di tengah kompleksitas era digital saat ini, keamanan data menjadi sangat krusial. Keamanan data yang tidak memadai dapat membahayakan bisnis dan merusak citra perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa pengumpulan dan analisis data dilakukan dengan aman dan sesuai dengan regulasi privasi data yang berlaku.
Secara keseluruhan, pemanfaatan teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi SPM melalui pengumpulan data yang lebih cepat dan tepat, analisis data yang lebih baik, pemantauan kinerja bisnis secara real-time, pengelolaan anggaran yang lebih efisien, identifikasi risiko yang lebih akurat, dan lain sebagainya. Namun, perusahaan juga harus memperhatikan tantangan dalam penggunaan teknologi informasi seperti integrasi sistem dan keamanan data. Oleh karena itu, perusahaan harus berhati-hati dalam mempertimbangkan penggunaan teknologi informasi dalam SPM dan mengambil langkah yang tepat untuk memastikan keberhasilannya.
Ikuti tulisan menarik Hary Hidayatullah lainnya di sini.
