Kamis (22/6), Kantor Imigrasi Surakarta telah melaksanakan proses pemusnahan arsip fisik keimigrasian tahun 2023 guna mengatasi masalah kapasitas ruang yang semakin terbatas. Kepala Kantor Imigrasi Surakarta, Winarko, menyampaikan pentingnya mengurangi jumlah arsip untuk memaksimalkan ruang penyimpanan yang ada.
Dalam sambutannya, Winarko mengungkapkan bahwa jumlah pemohon yang terus meningkat secara signifikan telah menyebabkan cepat terisinya ruang arsip. Untuk mengatasi masalah ini, Kantor Imigrasi Surakarta melakukan pemusnahan arsip secara terencana dan efisien sesuai jadwal retensi arsip.
Sambutan selanjutnya disampaikan oleh Kepala Divisi Pelayanan Hukum dan HAM, Nur Ichwan. Ia menekankan pentingnya melakukan pemusnahan arsip dengan sempurna, tanpa ada yang tercecer. Menurut Nur Ikhwan, pemusnahan arsip merupakan tugas yang harus dilakukan sesuai dengan amanat undang-undang terkait kearsipan. Dengan demikian, proses pemusnahan harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan profesionalisme.
Dalam rangka menjalankan proses pemusnahan arsip ini, Kantor Imigrasi Surakarta juga melibatkan Arsiparis ahli pertama dari Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI, Darwanto. Darwanto menjelaskan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pengelolaan arsip yang baik. Menurutnya, arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan telah habis masa retensinya harus segera dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Acara dilanjutkan dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan. Sebanyak 69.107 arsip telah melalui verifikasi dari Arsip Nasional RI (ANRI) akan dimusnahkan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Penandatanganan berita acara ini dilakukan oleh Kepala Kantor Imigrasi Surakarta, Winarko, serta beberapa pejabat dan saksi yang telah ditunjuk.
Setelah penandatanganan berita acara, kemudian dilakukan pemusnahan arsip secara simbolis menggunakan mesin pencacah kertas. Mesin ini akan memastikan bahwa arsip-arsip tersebut tidak dapat dipulihkan atau digunakan kembali. Proses pemusnahan yang menggunakan mesin pencacah kertas adalah salah satu cara yang efektif dan efisien untuk menghancurkan arsip fisik sehingga tidak ada informasi yang dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Dengan melaksanakan pemusnahan arsip fisik keimigrasian tahun 2023 ini, Kantor Imigrasi Surakarta diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, mengoptimalkan ruang penyimpanan yang tersedia dan menjaga kerahasiaan serta keamanan informasi yang terkandung dalam arsip-arsip tersebut. Langkah ini juga akan membantu memastikan bahwa arsip-arsip yang ada memiliki nilai guna yang relevan dengan kebutuhan saat ini.
Ikuti tulisan menarik Kantor Imigrasi Surakarta lainnya di sini.
