Suatu ketika Anda dan teman-teman sekantor ditugasi untuk mengikuti program pelatihan manajemen waktu. Usai pelatihan, Anda berusaha mempraktikkan apa yang telah Anda pelajari. Satu bulan kemudian, Anda merasa produktivitas tidak membaik. Teman-teman Anda pun merasakan hal serupa.

Apa yang keliru? Jawabannya ialah: “Tidak ada satu ukuran yang pas untuk semua orang.” Manajemen waktu yang diajarkan dalam pelatihan tidak serta merta cocok untuk semua orang. Bahkan, perbedaan cara mengelola waktu berpotensi menimbulkan gesekan di dalam kantor. Seorang manajer yang terbiasa bekerja hanya berdasarkan fakta dan data tak mau mendengarkan bawahannya yang ingin memberi gambaran latar belakang persoalan. Menurut manajer ini, bawahannya hanya membuang-buang waktu.

Untuk menjembatani perbedaan ini diperlukan pemahaman mengenai apa yang disebut oleh Carson Tate sebagai productivity style (gaya produktivitas). Dalam bekerja, setiap orang beranjak dari cara berpikir atau gaya kognitif masing-masing. Setiap orang juga mempunyai kekuatan dan preferensi masing-masing, serta memiliki pola-pola dalam mempersepsi, memproses, maupun mengelola informasi secara berbeda-beda. Menyamaratakan pengajaran ‘manajemen waktu’ sama halnya dengan memilih jalan berlawanan terhadap watak alamiah tersebut.

“Berbagai program manajemen waktu fokus hampir sepenuhnya pada bagaimana merencanakan dan melakukan pengendalian terhadap menit, jam, dan hari yang Anda habiskan untuk tugas atau aktivitas tertentu,” tulis Tate dalam Harvard Business Review. “Pendekatan itu mungkin jalan bagi sebagian orang, dalam sebagian pekerjaan. Bagi yang lain, yang berpikir, belajar, berkomunikasi, dan melakukannya secara berbeda, dan berurusan dengan tanggungjawab yang beragam dan dinamis, pendekatan itu mungkin tidak berjalan.”

Agar konflik tidak terjadi dan masing-masing orang dapat memberi kontribusi terbaik bagi timnya, kata Tate, diperlukan pendekatan personal terhadap bagaimana setiap orang dapat menjadi produktif. Dengan pendekatan ini, setiap orang dapat bekerja sesuai dengan karakter alamiah masing-masing. Dalam bukunya Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style, Tate membedakan gaya produktivitas ke dalam empat tipe.

Prioritizer

Gaya pertama ialah Prioritizer, yakni orang yang selalu menghargai pemikiran logis, analitis, berbasis fakta, kritis, dan realistis.  Untuk meningkatkan efisiensi, mereka memperkirakan berapa waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu agar dapat merencanakan hari dan pekan mereka dengan lebih akurat. Mereka menerapkan fokus yang sangat tajam untuk memastikan bahwa tugas selesai dikerjakan. Mereka tak akan berhenti hingga pekerjaan selesai. Menurut Tate, mereka dapat berkontribusi kepada tim dalam menganalisis data, melakukan analisis kritis, memecahkan masalah secara logis, berorientasi kepada tujuan (goal-driven), konsisten, dan decisive.

Planner

Tipe Planner bekerja dengan sangat terorganisasi, runtut, terencana, dan rinci. Meski sekilas mereka terlihat seperti Prioritizer, Planner akan menyibukkan diri dalam detail proyek, sementara Prioritizer fokus hanya pada detail yang membantu mereka menyelesaikan proyek secara cepat dan akurat. Mereka bukan orang yang spontan, dan karena itu kerap kehilangan peluang karena enggan untuk menyimpang dari rencana. Mereka menulis begitu detail pada to-do list. Mereka tidak senang menghadiri rapat tanpa agenda. Kontribusi Planner kepada tim: berorientasi kepada tindakan praktis, mampu menemukan kesalahan dalam perencanaan dan proses, serta mengorganisasi dan menjaga rencana proyek.

Arranger

Arranger lebih menyukai pemikiran yang suportif, ekspresif, intuitif, dan emosional. Mereka komunikator yang natural dan cekatan dalam memfasilitasi rapat-rapat proyek. Mereka tidak suka manakala orang kehilangan sentuhan personal atau terlampau bertumpu kepada data dan fakta. Arranger itu tukang ngomong, suka bercerita, berkomunikasi tatap mata, dan mengekspresikan kepedulian kepada orang lain. Kontribusi mereka kepada tim: mengantisipasi perasaan dan emosi orang lain, memfasilitasi interaksi tim, mempersuasi dan menjual gagasan.

Visualizer

Seorang Visualizer menyukai pemikiran yang utuh. Visualizer mengintegrasikan dan mensintesiskan gagasan yang berbeda-beda. Mereka mudah bosan jika tidak terlibat dalam beragam proyek. Seorang Visualizer fokus pada gambar besar dan konsep besar, cenderung mengabaikan detail. Mereka spontan dan impulsif, suka menawarkan ide terobosan dan kerap keluar dari rel perencanaan. Kontribusi kepada tim: gagasan inovatif, katalis perubahan, pemecah masalah yang kreatif, mengenali peluang baru, mengintegrasikan ide dan konsep.

Dengan mengenal lebih baik gaya produktivitas masing-masing, anggota tim dan manajer dapat memperkecil peluang gesekan dan konflik dalam mengelola pekerjaan. Sebagai individu, kita juga dapat lebih mengenali diri sendiri dan lebih mengerti bagaimana mengelola waktu dan pekerjaan masing-masing. (foto ilustrasi: barryovereem.com) ***

Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.