--Sokrates (Orang Yunani, 469-399 SM)

Sebuah perubahan yang relatif besar, misalnya saja pengadopsian standar baru pelaporan keuangan perusahaan, dapat berimbas ke seluruh organisasi. Bukan saja prosedur pelaporan di tiap bagian yang berubah, tapi juga sumber daya manusianya harus belajar kembali, termasuk pula teknologi yang dipakai mungkin harus diganti. Mengingat dampaknya yang luas, perusahaan perlu mengadopsi standar baru ini secara cermat, sebab perubahan standar pelaporan keuangan berpotensi memengaruhi cara perusahaan menjalankan bisnis.

Setiap upaya mengadopsi sesuatu yang baru, apakah itu struktur organisasi, mekanisme kerja, atau teknologi, maka tantangan yang dihadapi umumnya relatif berat. Namun, tantangan ini sekaligus merupakan peluang belajar yang langka dan sangat bernilai, terutama bagi perusahaan yang adaptif terhadap perubahan. Peluang belajar ini terbuka bukan saja untuk perusahaan sebagai organisasi, namun juga bagi karyawan sebagai individu.

Dari wawancara dengan manajemen sebuah perusahaan besar yang pernah mengadopsi perubahan semacam ini, terdapat sejumlah pengalaman berharga yang layak untuk dibagi. Ini terkait dengan kunci keberhasilan dalam mengelola perubahan dalam skala perusahaan.

Pertama, pentingnya komitmen dan keterlibatan pemimpin puncak. Keputusan bagi perubahan diambil oleh pemimpin perusahaan, karena itu sudah sewajarnya mereka menjadi sponsor perubahan yang pro-aktif. Para eksekutif dan senior leader mesti menunjukkan komitmen positif terhadap proses perubahan dengan mengerahkan apa saja yang mungkin agar perubahan berjalan. Tentu saja, dalam batas-batas kewenangan mereka.

Kedua, berpikir multidisiplin. Patut dicermati bahwa perubahan di bagian tertentu dapat berpengaruh terhadap bagian-bagian perusahaan dan aspek-aspek lain bisnis. Misalnya saja, perubahan dalam aturan penyusunan laporan keuangan dapat memengaruhi sistem, proses, dan prosedur yang melibatkan orang-orang di bagian lain. Bahkan, perubahan ini dapat menjangkau orang-orang penjualan yang menjalin kontrak dengan pelanggan. Pendekatan multidisiplin memperkaya perspektif dalam menjalankan proses perubahan.

Ketiga, libatkan sumber daya yang tepat sebagai motor perubahan. Tim yang secara operasional mengelola perubahan hendaknya berasal dari berbagai departemen mengingat luasnya isu yang harus ditangani. Orang-orang yang berpengalaman dalam proyek perubahan sebelumnya akan sangat membantu keberhasilan proses adopsi sistem baru.

Keempat, bangun kerjasama tim. Kerjasama tim yang efektif sangat bermanfaat untuk mendorong anggota agar mau berbagi visi, nilai, pengetahuan, keahlian, maupun pengalaman sehingga terbentuk sinergi. Pastikan bahwa setiap orang menghargai wilayah keahlian masing-masing. Menghargai disiplin dan keahlian masing-masing merupakan kontribusi positif untuk menjaga kohesivitas tim.

Kelima, komunikasi yang efektif. Mengomunikasikan sejak dini rencana perubahan serta dampaknya kepada seluruh stakeholder merupakan langkah yang tepat untuk menghindari kesalahpahaman dan keterkejutan. Langkah ini juga membantu tim dalam menggalang dukungan bagi perubahan sebab stakeholder merasa dilibatkan sejak awal.

Keenam, tetapkan peta jalan (road map) perubahan dan tanggung jawab yang jelas. Peta jalan harus dibuat agar setiap anggota tim, karyawan, maupun stakeholder lain memiliki pegangan yang jelas tentang bagaimana proses perubahan dijalankan dan apa tujuan yang ingin dicapai. Hindari tumpang tindih uraian kerja agar tidak terjadi saling lempar tanggung jawab.

Ketujuh, jangan cemas melihat besarnya skala perubahan. Buat rencana komprehensif. Skala perubahan yang besar dapat dipilah dalam beberapa tahap sehingga proyek perubahan dapat lebih dikelola. Perencanaan yang menyeluruh juga membantu tim dalam memperkecil ganggguan terhadap aktivitas bisnis sehari-hari yang harus tetap berjalan. Tetapkan sasaran yang jelas untuk tiap-tiap tahap perubahan.

Kedelapan, jadikan perubahan sebagai peluang belajar. Proyek perubahan berskala besar jelas merupakan pengalaman yang langka, karena itu perusahaan dapat menjadikannya sebagai peluang belajar bagi organisasi maupun bagi individu. Ada tantangan baru, situasi baru, serta tujuan baru yang akan menyegarkan dinamika organisasi. Individu karyawan maupun para leader dapat mengambil manfaat belajar yang memperkaya pengetahuan dan pengalaman masing-masing. (sumber ilustrasi: americanbanker.com)

Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.