Ada kalanya, kamu dihadapkan pada tuntutan atasan untuk segera menyelesaikan tugas atau bahkan proyek tertentu. “Pokoknya, tanggal 15 bulan depan laporan sudah harus ada di meja saya,” kata bos. Woww, segera terbayang besarnya tekanan berada dihadapkan waktu tenggat yang sudah mepet. Tapi tidak ada waktu untuk mengeluh.
Tentu saja, saya percaya, kamu bukan pemalas, melainkan pekerja keras yang selalu berusaha menyelesaikan tugas tanpa melewati waktu tenggat (deadline). Menerabas waktu tenggat adalah pantangan besar, sebab dapat menggodamu untuk mengulanginya kembali di waktu-waktu berikutnya.
Jadi, apa yang bisa kita lakukan bila berhadapan dengan situasi seperti itu? Para ahli manajemen menyebutkan, kuncinya ada pada konsentrasi terhadap fokus tertentu. Dalam konteks ini, fokusnya adalah menyerahkan laporan per tanggal 15 bulan depan kepada bos. Soalnya kemudian ialah mengatur konsentrasi agar fokus kita tidak menjadi kabur.
Agar konsentrasi tidak terganggu, kita perlu menghalau hal-hal yang dapat mengganggu. Kita mesti menjauhkan diri dari hal-hal yang berpotensi mengalihkan perhatian dari fokus pekerjaan. Bila kamu berpikir bahwa handphone dan internet membantumu menyelesaikan banyak pekerjaan, kamu perlu juga berpikir bahwa keduanya merupakan sumber gangguan yang tak bisa diabaikan.
Jadi, cara sederhana apa yang bisa kita lakukan agar konsentrasi kita tidak terganggu? Pertama, lanjutkan diet berita; jika belum diet, mulailah dari sekarang. Begitu banyak sumber berita yang dapat diakses dengan mudah, begitu banyak informasi yang dapat kita baca kapan saja. Pernahkah kamu menghitung berapa waktu yang kamu alokasikan untuk mengakses laman internet?
Jika kamu berkukuh tidak mau ketinggalan informasi, pilihlah sumber informasi yang paling bisa kamu andalkan—integritasnya oke, tidak bias, adil, jujur. Baca saja judul informasi yang penting dan relevan untukmu tanpa perlu membaca seluruh isinya. Tanpa menghabiskan banyak waktu, kamu sudah mengetahui perkembangan mutakhir yang benar-benar kamu perlukan. Kamu menghemat banyak waktu dengan melakukan trik ini.
Kedua, smartphone yang bagus memang membantu kita bekerja, tapi juga menggoda kita untuk selalu menengok pesan singkat, email, pesan di WA, Line, twitter, atau menerima panggilan telepon. Pernahkah kamu menghitung berapa waktu yang kamu gunakan untuk memakai memeriksa email, menjawabnya, membaca dan mengirim pesan, menelpon maupun menjawab panggilan telepon, mengakses website? Seperti halnya diet berita, kurangi berurusan dengan telepon genggam. Jika perlu buatlah hp-mu tidak menarik dengan ganti warna yang kusam, sehingga kamu malas menengoknya.
Ketiga, meskipun percakapan lewat medsos begitu lazim, tapi korespondensi resmi untuk urusan bisnis dan pekerjaan masih berjalan melalui e-mail. Kurangi frekuensi membuka inbox. Jika membuka inbox, pilih e-mail terpenting yang perlu dibaca. Jika tidak ada yang mendesak, tak perlu buru-buru membalas e-mail. Jika kamu membalas e-mail masuk dengan cepat, maka e-mail berikutnya cenderung akan masuk dengan cepat pula. Jika kamu sibuk berkorespondensi, banyak waktu tersita.
Bukan hanya waktu yang tersita, tapi konsentrasi kamu akan terganggu oleh kesibukan korespondensi. Kamupun mengikuti irama yang dimainkan oleh orang lain. Agendamu yang terpenting, menyelesaikan laporan, mulai terganggu. Saran yang layak diikuti: “Mampu mengendalikan agenda sendiri jauh lebih baik ketimbang membiarkan orang lain mengendalikan agenda kita.”
Tiga trik ini memang sederhana, tapi berpotensi membuatmu menghemat banyak waktu dari aktivitas kecil yang dilakukan berulang-ulang. Pikiran, tenaga, emosi, maupun waktu dapat difokuskan pada urusan yang jauh lebih mendesak untuk diselesaikan. ***
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
