Salah satu cara paling efektif untuk menjalin hubungan dengan atasan Anda adalah melalui pertemuan skip-level. Sederhananya, skip-level adalah pertemuan empat mata antara Anda dan atasan-atasan Anda. Ini adalah kesempatan untuk berkomunikasi secara langsung dengan atasan yang mungkin jarang Anda temui.

Meskipun Anda mungkin berasumsi bahwa praktik ini hanya untuk karyawan junior, namun skip-level menjadi lebih berharga ketika Anda naik jabatan dan semakin jauh Anda melangkah dalam karier. Seiring dengan semakin luasnya cakupan tanggung jawab dan dampak dari tindakan Anda, memiliki skip-level memastikan bahwa Anda tidak hanya efektif dalam peran Anda, tetapi juga selaras, terinformasi, dan semakin terlihat. Hal ini karena mereka memungkinkan Anda untuk melakukannya:

Mendapatkan perspektif yang lebih luas. Berinteraksi langsung dengan atasan manajer Anda akan membantu Anda menyelaraskan diri dengan arah strategis perusahaan yang lebih luas dan mengajukan proyek dan inisiatif yang selaras dengan apa yang dihargai di tingkat atas.

Bangun modal sosial. Menciptakan hubungan baik dengan atasan atasan Anda akan membangun kepercayaan, yang dapat menjadi sangat berharga pada saat terjadi perubahan, transisi, dan ketidakpastian.

Meningkatkan advokasi. Pertemuan-pertemuan ini menyediakan platform untuk memamerkan pencapaian, meminta sumber daya yang dibutuhkan tim Anda, dan memposisikan diri Anda untuk pertumbuhan lebih lanjut.

Berikut ini cara menyiapkan, mengadakan, dan memanfaatkan percakapan tingkat atas untuk keuntungan Anda sendiri - dan organisasi secara keseluruhan.

Pertimbangkan budaya Anda

Bagi banyak profesional yang saya bina, membayangkan untuk berinteraksi langsung dengan manajer di atasnya saja sudah cukup mengintimidasi. Keraguan diri muncul dan mereka khawatir akan membuang-buang waktu pemimpin senior atau dianggap "berusaha terlalu keras". Ini adalah kekhawatiran yang valid. Menjalin hubungan dengan manajer manajer Anda membutuhkan keseimbangan yang rumit. Melangkah terlalu jauh, dan Anda mungkin akan dianggap melangkahi atasan langsung Anda.

Jadi melangkahlah dengan hati-hati. Sebelum Anda memutuskan untuk melompati level, pertimbangkan budaya tempat kerja Anda dan bagaimana permintaan seperti itu akan dianggap. Apakah akan disambut baik - atau dianggap sebagai ancaman? Beberapa perusahaan mendorong komunikasi yang terbuka, sementara perusahaan lain mungkin memiliki struktur yang lebih hirarkis. Renungkanlah interaksi dan umpan balik dari atasan Anda di masa lalu. Apakah mereka pernah mendorong Anda untuk mengambil inisiatif, atau apakah mereka menyarankan pendekatan yang lebih hati-hati? Hal ini dapat memberikan wawasan tentang bagaimana mereka memandang permintaan Anda.

Libatkan atasan Anda

Jika Anda melanjutkannya, transparansi adalah kuncinya. Pilihlah waktu yang privat ketika Anda dan atasan langsung Anda dapat melakukan percakapan yang jujur. Jelaskan mengapa Anda yakin bahwa melewatkan rapat akan bermanfaat bagi Anda dan tim secara keseluruhan. Mungkin ceritakan bagaimana hal ini akan membantu Anda mengambil keputusan yang tepat, mengurangi bolak-balik, atau menghindari kejutan di menit-menit terakhir yang menghabiskan waktu dan sumber daya yang berharga. Tekankan bahwa tujuan Anda bukan untuk merendahkan atau melangkahi atasan Anda, namun untuk meningkatkan pemahaman dan keselarasan Anda dengan organisasi. Atasan Anda akan menghargai pemahaman atas motivasi di balik permintaan Anda.

Mengajukan pertanyaan kepada atasan Anda seperti "Bagaimana saran Anda untuk memaksimalkan waktu?" atau "Apakah ada topik tertentu yang menurut Anda baik untuk saya bahas?" menunjukkan bahwa Anda menghargai keahlian mereka dan memposisikan permintaan tersebut sebagai upaya kolaboratif. Jika atasan Anda menyatakan keberatan atau menyarankan untuk menunggu waktu yang lebih tepat, dengarkanlah. Mereka mungkin memiliki wawasan tentang politik di tempat kerja yang tidak Anda ketahui.

Tentukan tujuan Anda

Para eksekutif sibuk dan hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah tidak menghargai waktu dengan datang tanpa persiapan. Jadi, tentukan tujuan Anda terlebih dahulu. Memperjelas ekspektasi? Buatlah daftar pemahaman Anda saat ini dan mintalah penegasan atau koreksi. Mencari panduan? Jelaskan tantangan atau peluang spesifik yang Anda hadapi, solusi yang Anda inginkan, dan tanyakan bagaimana mereka menghadapi situasi serupa di masa lalu. Menyampaikan informasi? Bagikan ringkasan yang jelas dan ringkas dan sesuaikan data dengan apa yang menarik bagi eksekutif, dengan fokus pada dampak dan hasil.

Siapkan pertanyaan yang kuat

Terlepas dari apa yang ingin Anda dapatkan dari percakapan tersebut, tugas utama Anda adalah mendengarkan. Ikuti aturan 70/30: Anda harus bertujuan untuk berbicara 30% dari waktu yang ada, sementara membiarkan atasan Anda berbicara selama 70% dari waktu yang ada. Dengan lebih banyak mendengarkan, Anda bisa memanfaatkan pengalaman dan wawasan mereka dan bisa lebih mudah menangkap nuansa yang tidak terlihat.

Selain itu, Anda dipaksa untuk ringkas dan terarah dalam berkomunikasi. Waktu berbicara Anda menjadi lebih banyak untuk mengajukan pertanyaan yang tepat - pertanyaan yang menunjukkan pemikiran strategis Anda dan mendapatkan kejelasan. Sebagai contoh:

Dari sudut pandang Anda, menurut Anda, apa tantangan paling signifikan yang harus dihadapi oleh tim kami?

Bagaimana Anda membayangkan peran tim kami berkembang mengingat strategi jangka panjang perusahaan?

Berdasarkan pengamatan Anda, bagaimana saya dapat berkembang dalam peran saya agar dapat mendukung tim kami secara lebih baik dan organisasi yang lebih besar?

Tren atau perubahan apa di pasar yang harus kami perhatikan atau pelajari?

Ketika Anda membayangkan perusahaan kita lima atau 10 tahun ke depan, apa saja tonggak penting yang Anda harapkan dapat kita capai?

Mengingat tantangan yang dihadapi industri kita, apa yang membuat Anda tetap optimis?

Membangun hubungan

Membangun hubungan yang tulus dan bermakna dengan siapa pun - terutama dengan atasan Anda - adalah tentang menunjukkan rasa hormat, integritas, dan inisiatif secara konsisten. Sedikit apresiasi akan sangat berarti, jadi selalu kirimkan email tindak lanjut setelah pertemuan untuk berterima kasih kepada atasan Anda atas waktunya. Anda juga bisa merangkum poin-poin penting atau berbagi rencana Anda untuk menindaklanjuti arahan mereka.

Akuntabilitas itu penting. Jika Anda mengatakan bahwa Anda akan menghubungi kembali mengenai suatu hal atau pertanyaan tertentu, penuhi janji Anda dan tunjukkan bahwa Anda dapat diandalkan. Pertimbangkan juga untuk meminta pertemuan triwulanan dan masukkan ke dalam kalender sesegera mungkin.

Meluangkan waktu dan upaya untuk berinvestasi dalam hubungan ke atas, seperti hubungan dengan manajer di bawahnya, membutuhkan strategi, kerendahan hati, dan ketekunan. Bagaimanapun juga, kepemimpinan bukan hanya tentang mengelola orang-orang di bawah Anda, tetapi juga menavigasi kompleksitas di atas.

*) Andreanus Halim, Saputra Manajemen Universitas Pembangunan Jaya

Ikuti tulisan menarik Andreas Saputra lainnya di sini.