Banyak orang enggan atau malas menghadiri rapat karena berbagai alasan. Salah satu alasan yang jamak dikemukakan ialah kecenderungan rapat untuk bertele-tele. Rapat memang bagian penting dari pekerjaan, antara lain untuk pelaporan dan koordinasi, tapi rapat bukanlah satu-satunya pekerjaan dan bukan yang terpenting. Rapat yang berkepanjangan akan menyita energi dan waktu karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas lain.
Salah satu penyebab rapat berjalan bertele-tele ialah karena sebagian orang ingin menjadi pusat perhatian. Manajer yang selfish cenderung bersikap dominan. Ia lebih senang bila orang lain (karyawan, anggota tim) mendengarkan ucapannya ketimbang ia mendengarkan pandangan orang lain. Manajer ini senang bila orang lain mengiyakan, mengangguk-angguk, berkomentar positif atau mendukung (Betul itu, Pak!), dan ini membuatnya semakin bersemangat untuk mendominasi rapat.
Perbedaan pendapat yang tak kunjung mencapai titik temu juga memperpanjang waktu rapat dari rencana semula. Sebagian orang senang berdebat dan ingin terlihat menonjol. Ada perbedaan pendapat yang memang sukar dijembatani, tapi ada pula orang-orang yang memang ingin sekedar berbeda pendapat dari yang lain. Soal-soal ini dapat diatasi oleh pimpinan rapat jika ia bukan seorang yang menempatkan diri sebagai pusat perhatian.
Secara umum, rapat dapat berjalan efektif dan efisien bila setiap yang hadir datang ke ruang pertemuan dengan niat menemukan titik temu. Perbedaan pandangan memang tidak bisa dihindari. Banyak kepala, banyak pikiran. Tapi bila tujuannya mencapai tingkat kolaborasi yang paling optimal, kesediaan untuk menemukan kesepakatan akan sangat menolong.
Ada beberapa kiat yang dapat dicoba oleh siapapun yang menghadiri rapat agar kesepakatan dapat segera dicapai dan keputusan dapat segera diambil. Pertama, harus bersedia mendengarkan pandangan orang lain. Kesediaan ini hanya akan lahir dari keterbukaan pikiran bahwa mungkin saja ada kebenaran dalam pendapat orang lain dan tidak mustahil ada kekeliruan dalam pendapat sendiri. Mendengarkan pendapat orang lain perlu dibiasakan, seperti halnya perlu membiasakan diri berbicara secukupnya dan bukan mendominasi rapat.
Kedua, pandangan orang lain perlu diinterpretasikan dalam konteksnya, jangan ditarik ulur ke soal-soal lain. Kerap terjadi, seorang peserta rapat berprasangka kepada peserta lain dengan anggapan orang lain itu punya agenda tertentu. Pandangan orang lain tersebut dikait-kaitkan dengan urusan lain di luar konteks pembicaraan hanya lantaran ia curiga bahwa orang lain tersebut ‘bermain politik’. Tak perlu membiasakan diri menarik-narik sebuah pendapat ke soal-soal yang tidak sedang dibahas dalam rapat, untuk—misalnya—mencari-cari kelemahan pendapatn orang lain.
Ketiga, jangan selalu beranggapan bahwa kita sudah tahu mengenai pandangan atau gagasan peserta rapat lainnya. Sering terjadi, peserta rapat (khususnya atasan) menyela pembicaraan peserta lainnya karena berasumsi bahwa ia sudah tahu arah pembicaraan atau maksud yang mau disampaikan. Ini dapat menimbulkan salah paham sehingga memicu perdebatan yang tidak perlu. Verifikasi lebih dulu pemahaman kita mengenai apa yang disampaikan orang lain, apakah memang benar begitu—khususnya bila orang lain tersebut tidak mampu menyampaikan pendapatnya tidak secara runtut, barulah kemudian kita menanggapi.
Keempat, berusahalah menemukan kesesuaian pendapat (points of intersection) dengan pandangan orang lain ketimbang mencari-cari perbedaan. Apa yang di permukaan terlihat sebagai sudut pandang yang berbeda seringkali bukanlah sesuatu yang bertentangan, melainkan lebih bersifat saling melengkapi. Seperti lima orang yang melihat gedung berbentuk pentagon, masing-masing berada di tempat yang berbeda sehingga mengatakan bahwa gedung itu berwarna biru, yang lain mengatakan merah atau hijau, ada pula yang menyebut kuning dan putih. Semuanya ternyata benar tapi hanya untuk sebagian, dan semuanya saling melengkapi, sebab gedung itu memang dicat berwarna-warni.
Melalui praktik dalam rapat, keempat kiat tadi dapat mengurangi potensi silang pendapat yang sebenarnya tidak perlu, apa lagi memicu konflik yang menyebabkan pembicaraan menemui jalan buntu. Bila kita menerapkan empat kiat ini—mendengarkan pendapat orang lain, memahami pendapat sesuai konteksnya, memverifikasi pandangan yang belum jelas dipahami, serta berusaha menemukan kesesuaian pendapat, terbuka peluang bahwa rapat akan berjalan tanpa bertele-tele. Efisien dalam pemakaian waktu dan efektif dalam membuahkan keputusan. **
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
