Solusi Print and Capture Sadar Konten
Fasilitasi Pengelolaan Dokumen yang Penting dalam Transformasi Digital
Dokumen selalu hadir dalam keseharian pekerjaan—dicetak, dipindai, disimpan, dan dibagikan. Aktivitas perusahaan berjalan dengan mengandalkan informasi pada dokumen fisik maupun digital, sehingga pengelolaan dan pengamanan dokumen menjadi salah satu pertimbangan penting dalam transformasi digital perusahaan.
Kendati kebanyakan perusahaan mengadopsi inisiatif transformasi digital yang sebisa mungkin mencoba mengurang kebutuhan dokumen cetak, dokumen kertas tetap menjadi bagian penting dari aktivitas bisnis harian. Menurut IDC, pada 2022 nanti, jumlah halaman kertas yang dicetak akan mencapai hampir tiga triliun. Dengan demikian, perusahaan perlu mencari cara mengelola dokumen kertas dan infrastruktur cetak yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, sambil terus bertransisi ke alur kerja berbasis digital.
Seiring meningkatnya jumlah data yang diproses perusahaan, muncul tekanan pasar dan kompetisi untuk meningkatkan produktivitas, menaati kewajiban regulasi dan kepatuhan, serta melindungi informasi sensitif. Menurut IT and Print Security Survey yang dilakukan IDC, lebih dari 40% perusahaan tidak memiliki kebijakan keamanan resmi terkait dokumen yang bisa dicetak/dipindai/disalin/difaks/dikirim via email. Ini menandakan lemahnya perlindungan untuk mencegah terungkapnya informasi sensitif, baik secara sengaja maupun tidak.
Pelajaran terbaru yang kita petik selama pandemi COVID-19 adalah pentingnya memastikan bahwa infrastruktur pencetakan milik perusahaan dapat diskalakan dengan cepat sekaligus dilengkapi kapabilitas seluler untuk mendukung tenaga kerja jarak jauh yang tersebar di berbagai tempat.
Bisnis Masa Kini Butuh Solusi Print and Capture yang Sadar Konten
Menanggapi tekanan yang semakin kuat tersebut, para penyedia solusi mulai bekerja sama dengan penyedia perangkat lunak untuk melengkapi kemampuan pencetak multifungsi (Multi-Function Printer/MFP) dengan perangkat lunak pemindaian, pengelolaan dokumen, keamanan, mobilitas, awan, dan pengelolaan output. Pendekatan holistik untuk MFP cerdas ini mengawali era baru teknologi print and capture yang sadar konten.
Berbeda dengan pengelolaan pencetakan tradisional, print and capture sadar konten mampu memahami isi dokumen yang dicetak atau dipindai, sekaligus menerapkan aturan perusahaan terhadap dokumen tersebut untuk memastikan informasinya diamankan dengan baik. Semua ini dilakukan tanpa campur tangan manusia.
Misalnya, ketika karyawan tidak sengaja mencetak dokumen berisi nomor jaminan sosial di MFP yang dipakai bersama di kantor. Dengan teknologi pencetakan tradisional, informasi pribadi pada dokumen tersebut akan tercetak dan terekspos di perangkat sampai karyawan tersebut mengambilnya, sedangkan dengan teknologi print and capture sadar konten, informasi pribadi yang bersifat rahasia pada dokumen akan teridentifikasi dan ditindaklanjuti dengan pembatalan pencetakan dokumen. Alternatifnya, teknologi ini juga dapat mencetak dokumen tersebut dengan menyensor nomor jaminan sosial secara otomatis. Dokumen kemudian dapat diambil karyawan yang bersangkutan dengan menggunakan tanda pengenal saat tiba di lokasi pencetak yang dipakai bersama.
Fungsi penyensoran otomatis khususnya berguna saat karyawan yang bekerja dari rumah menggunakan alat cetak pribadi yang tidak diamankan untuk menggantikan MFP cerdas milik perusahaan. Solusi print and capture sadar konten memastikan agar informasi sensitif tidak disampaikan ke pencetak pribadi.
Pemindaian tradisional membuat perusahaan rentan menghadapi masalah pengendalian versi, email yang berantakan, dan lalu lintas jaringan yang semrawut. Dengan teknologi capture yang cerdas, dokumen tidak akan terduplikasi. Dengan teknologi print and capture sadar konten, perusahaan dapat memusatkan pengelolaan dokumen dan pelaporan, sehingga prosesnya pun optimal.
Print and capture sadar konten juga meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mengaudit dokumen hasil cetak dan pindaian untuk tujuan keamanan dan kepatuhan. Hal ini ideal bagi berbagai industri, seperti layanan kesehatan dan pemerintahan, yang memerlukan sistem berfungsi maksimal sepanjang waktu, pemrosesan dan kecepatan pemrosesan dokumen yang dapat diskalakan, serta ketersinambungan bisnis.
Sebuah perusahaan pangan terkemuka di Inggris sempat bermasalah dengan jejak audit yang tidak lengkap untuk cetakan email karena Microsoft Outlook/Exchange tidak mencantumkan judul subjek saat pesan dicetak. Perusahaan tersebut kemudian menerapkan teknologi print and capture sadar konten dengan aturan sederhana untuk memindai dan mengekstraksi baris subjek email untuk keperluan pelaporan. Selain membuat email yang dicetak mudah diidentifikasi oleh karyawannya, proses audit dan kepatuhan keamanan perusahaan tersebut pun kini menjadi lebih baik.
Keluwesan dalam Menghadapi Masalah
Dalam beberapa bulan terakhir, banyak tenaga kerja di seluruh dunia yang terpaksa bekerja dari rumah akibat COVID-19 dan meninggalkan MFP serta perangkat pencetak mereka di kantor. Alur kerja penting yang bergantung pada perangkat-perangkat tersebut tidak tersedia lagi, sehingga proses bisnis terhambat dan mengakibatkan pekerjaan harus dilakukan secara manual.
Dengan teknologi print and capture sadar konten, alur kerja pencetakan dan pemindaian yang tadinya diterapkan di lingkungan kantor akan tetap tersedia bagi karyawan di mana pun mereka bekerja. Keamanan juga terjaga karena tiap pengguna hanya bisa melihat alur kerja dan tujuan pencetakan mereka sendiri. Print and capture sadar konten dapat mengubah MFP biasa serta pencetak atau pemindai pribadi menjadi perangkat terpersonalisasi yang memungkinkan proses bisnis terus berlanjut tanpa hambatan, di mana pun karyawan berada.
Kini, perusahaan benar-benar harus menemukan peluang automasi yang mampu meningkatkan efisiensi dan mengurangi pekerjaan manual agar fokus perusahaan dapat ditujukan pada hal-hal terpenting, yaitu melayani pelanggan dan mengelola bisnis. Untuk mencapainya, selain kemampuan memantau biaya secara cermat dan mempertahankan kendali bisnis, pemahaman terhadap konten yang dicetak dan dipindai di seluruh perusahaan juga diperlukan. Perusahaan juga harus mampu menskalakan dan menyesuaikan praktik pencetakan dan pemindaian, dan yang paling penting, melindungi informasi sensitif dan rahasia agar tidak terekspos. Teknologi print and capture sadar konten akan meningkatkan keamanan sekaligus produktivitas, memastikan praktik pencetakan dilakukan secara optimal, serta mendorong transformasi digital yang berkesinambungan sehingga perusahaan dapat berfungsi seperti di masa depan, saat ini juga.
Oleh: Zakir Ahmed, Senior Vice President & GM - Asia Pacific & Japan, Kofax
Ikuti tulisan menarik Nina Karima lainnya di sini.
