Setiap Negara mempunyai lembaga kearsipan dengan nomenklatur yang berbeda-beda, di Prancis ada Archives Nationales, di Amerika Serikat ada National Archives dan di Inggris dikenal dengan Public Record Office.
Di Indonesia, sebenarnya keberadaan lembaga kearsipan sebagai institusi penyelenggara kearsipan nasional juga telah diatur dalam pasal 16 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang menyebutkan bahwa lembaga kearsipan terdiri dari; ANRI yaitu Lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang mnelaksanakan tugas Negara di bidang kearsipna yang berkedudukan di ibukota negara.
Saat pertama kali ke Jakarta untuk urusan kedinasan, saya mempunyai pengalaman menarik. Saat itu, saya sedang mencari alamat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan bertanya pada seseorang yang kebetulan berpapasan dengan saya, tentang di manakah alamat ANRI berada. Sungguh diluar dugaan, orang tersebut malah balik bertanya kepada saya, “Kantor apakah ANRI itu?”
Keberadaan lembaga kearsipan sepertinya masih belum banyak dikenal oleh masyarakat kita. Bahkan warga ibukota pun asing dengannya sebagaimana pengalaman yang saya alami di atas. Kearsipan memang kurang familiar di telinga kita terlebih bagi kita yang jarang bersinggungan dengan sejarah.
Kondisi ini tentunya membuat saya merasa miris mengingat peran penting lembaga kearsipan dalam kaitannya dengan kehidupan berbangsa dan bernegara. Keberadaan lembaga kearsipan ini sebagai kolektor atau perawat arsip statis sebagai informasi yang mempunyai nilai kesejarahan yang nantinya bisa dipakai oleh masyarakat sebagai ingatan bersama maupun dalam kaitannya dengan penelitian.
Setiap Negara mempunyai lembaga kearsipan dengan nomenklatur yang berbeda-beda, di Prancis ada Archives Nationales, di Amerika Serikat ada National Archives dan di Inggris dikenal dengan Public Record Office.
Di Indonesia, sebenarnya keberadaan lembaga kearsipan sebagai institusi penyelenggara kearsipan nasional juga telah diatur dalam pasal 16 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang menyebutkan bahwa lembaga kearsipan terdiri dari; ANRI yaitu Lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang mnelaksanakan tugas Negara di bidang kearsipna yang berkedudukan di ibukota negara.
Selain lembaga kearsipn tingkat Pusat juga ada lembaga kearsipan tingkat provinsi, yang mengurus penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi yaitu. Dan Lembaga kearsipan tingkat kabupaten/kota yang mengurus penyelenggaraan kearsipan di tingkat Kabupaten/Kota. Baik di provinsi maupun di kabupaten/kota lembaga kearsipannya berbentuk Dinas.
Selain lembaga Kearsipan di daerah masih ada lagi lembaga kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi yaitu Arsip Perguruan Tinggi.
Alasan Negara Untuk Mendirikan Lembaga Kearsipan
Perjalanan sebuah negara tentunya mengalami beberapa peristiwa yang melatarbelakanginya. Baik itu negara yang mengalami proses kolonialisasi maupun negara yang tidak mengalami proses kolonialisasi. Semua itu meninggalkan jejak jejak dokumen yang tentunya perlu sebagai bahan rekonstruksi sejarah berdirinya bangsa tersebut.
Menurut T. R. Schellenberg dalam bukunya Modern Archives Principles and Techniques menerangkan ada beberapa alasan mengapa sebuah lembaga kearsipan harus dibentuk oleh sebuah negara. Pertama, yang mendasar adalah untuk keperluan praktis peningkatan efisiensi pemerintahan. Dalam hal ini, lembaga kearsipan berperan penting untuk mengontrol beberapa dokumen pemerintah dengan cara mengelola arsip-arsip statis yang mempunyai nilai berkelanjutan.
Kedua, Lembaga kearsipan dibentuk untuk kepentingan budaya. Bahwa dokumen yang dikelola oleh lembaga kearsipan adalah produk budaya yang mempunyai nilai bagi peneliti karena arsip yang tersimpan tersebut bukan hanya mencatat perkembangan tugas dan fungsi pemerintahan namun juga menyimpan bukti-bukti pembangunan penyelenggaraan sebuah bangsa dalam bermasyarakat dan bernegara.
Ketiga, Lembaga kearsipan dibentuk untuk menampung kepentingan keperdataan perorangan. Hal ini disebabkan arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan bisa jadi menyimpan perjalanan institusi yang sudah hilang karena efek efisiensi pemerintahan atau pun karena tidak lagi sesuai perkembangan zaman. Misalnya lembaga kementerian penerangan yang dihapus pada zaman presiden Gus Dur. Pegawainya bisa melihat perjalananya dirinya sebagai ASN dalam arsip arsip kementerian penerangan dimaksud untuk membuktikan masa kerjanya.
Dan yang terakhir, dibentuknya lembaga kearsipan oleh negara adalah dengan alasan keresmian (legalitas dan otentisitas). Arsip selalu berhubungan dengan otentisitas. Surat resmi dan otentik adalah ciri khas kinerja birokrasi (lembaga publik). Arsip –arsip yang tercipta oleh lembaga publik tersebut mencerminkan kinerja tugas pokok dan fungsinya. Inilah mengapa, sebuah lembaga kearsipan dibentuk untuk merawat hasil transaksi kegiatan administrasi lembaga publik tersebut.
Arsip tersebut mengandung bukti bukti keuangan dan juga transaksi-transaksi yang mempunyai efek hukum misalnya kontrak karya. Mereka harus dilestarikan untuk mengamankan sebuah pemerintahan. Bisa dibayangkan jika dokumen dimaksud hilang, tentunya kredibilats sebuah pemerintahan dan negara akan lemah di mata internasional.
Dari beberapa uraian di atas tentunya kejadian sebagaimana yang saya ceritakan di awal tulisan tidak terjadi lagi. Arsip harusnya bukan lagi dianggap sebagai dokumen yang berisi dengan hal-hal masa lampau yang tak berguna. Ia adalah informasi tentang keberadaan negara kita. Arsip merekam semua peristiwa sebagai sebuah bukti penyelenggaraan pemerintahan dalam katanya dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
Sebelum mengakhiri tulisan ini, untuk mengingat kembali pengertian arsip, sebagai pijakan kesepahaman dalam memakanai arsip, baiklah saya kutipkan definisi arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibnuat dan diterima oleh lembag negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Semoga kita makin mengenal lembaga kearsipan yang ada di negara kita baik di tingkat pusat, daerah, maupun perguruan tinggi karena betul kata pepatah tak kenal maka tak sayang. Mari mengenal lembaga kearsipan kita agar kita tak kehilangan jatidiri sebagai sebuah bangsa.
#ArsipNasionalRepublikIndonesia
#DinasKearsipan
#ArsipPerguruanTinggi
Ikuti tulisan menarik Agus Buchori lainnya di sini.
