Ahmad Ihbal

Penulis Indonesiana

Bergabung Sejak: 18 November 2021

Minggu, 30 Januari 2022 08:43 WIB

Pencegahan Penipuan oleh Auditor

Akuntan dan auditor sering diminta untuk menjadi pemimpin dalam pencegahan penipuan dengan menggunakan keterampilan mereka dalam merancang sistem kontrol "ketat". Strategi ini, paling banter, merupakan solusi jangka pendek untuk masalah besar dan meluas.

Dukung penulis Indonesiana untuk terus berkarya

Aktivitas bisnis dibangun pada kepercayaan bahwa orang-orang di semua tingkatan akan melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Sistem kontrol membatasi kepercayaan dan, secara ekstrem, dapat mencekik bisnis dalam birokrasi. . Tindakan pencegahan jangka panjang yang efektif merupakan hal yang kompleks dan sulit, yang melibatkan penghapusan penyebab penipuan dengan mengurangi efek motif, peluang, dan kurangnya integritas.

Mengelola Tekanan Orang Di Tempat Kerja

Dari waktu ke waktu, orang akan mengalami tekanan keuangan dan lainnya. Tekanan tidak dapat dihilangkan, tetapi fasilitas untuk berbagi dapat diciptakan. Beberapa perusahaan memiliki "petugas etika" untuk melayani tujuan ini. Tugas mereka adalah hadir untuk membicarakan dilema etika yang dihadapi di tempat kerja dan membantu orang mengadopsi tanggapan yang sah. Namun, petugas etika biasanya bukan konselor psikologis.

Scroll Untuk Melanjutkan

Banyak perusahaan memiliki "saluran telepon" untuk pelaporan anonim masalah etika. Dilaporkan, jenis pengaturan hot line terbaik adalah meminta pihak yang merespons menjadi agen di luar organisasi. Di Amerika Serikat, beberapa organisasi berada dalam bisnis penerima panggilan hotline mengkoordinasikan kegiatan mereka dengan manajemen organisasi Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat memelihara layanan hotline berlangganan yang disebut Saluran Etika.

Namun, pencegahan jangka panjang yang paling efektif terletak pada praktik manajemen dengan memperhatikan orang. Manajer dan supervisor di semua tingkatan dapat menunjukkan perhatian yang tulus terhadap kebutuhan pribadi dan profesional bawahan dengan sesama manajer mereka, dan bawahan dapat menunjukkan perhatian yang sama satu sama lain dengan manajer mereka. Banyak perusahaan memfasilitasi sikap peduli ini dengan Program Bantuan Karyawan yang terorganisir. Mereka menawarkan berbagai layanan rujukan konseling yang berhubungan dengan penyalahgunaan zat, kesehatan mental, masalah keluarga, bantuan krisis, masalah hukum, pendidikan kesehatan, pensiun, jalur karir, masalah kehilangan pekerjaan, pendidikan AIDS, dan perencanaan keuangan keluarga.

Ketika auditor eksternal terlibat dalam audit laporan keuangan, mereka harus memperoleh pemahaman tentang "lingkungan pengendalian" perusahaan, yang berkaitan dengan skema keseluruhan aktivitas manajemen di perusahaan. Manajemen yang mempertimbangkan dengan cermat tekanan orang di tempat kerja, menggunakan beberapa perangkat yang disebutkan di atas, memiliki lingkungan kontrol yang baik dan awal dari sistem kontrol yang baik.

Prosedur Kontrol Dan Pemantauan Karyawan

Auditor akan terkejut dengan organisasi yang tidak memiliki kebijakan dan prosedur pengendalian, dan memang demikian. Kontrol dalam bentuk deskripsi pekerjaan dan spesifikasi kinerja memang diperlukan untuk membantu orang mengetahui pekerjaan yang seharusnya mereka selesaikan. Hampir semua orang membutuhkan struktur untuk jam kerja mereka. Sebuah organisasi yang kontrolnya hanya "karyawan yang dapat dipercaya" tidak memiliki kontrol. Sayangnya, "tertangkap" merupakan pertimbangan penting bagi banyak orang ketika mengatasi masalah mereka. Kontrol memberikan kesempatan untuk tertangkap. Bahkan persepsi kemungkinan tertangkap dapat mencegah pencurian dan penggelapan karyawan.

Tanpa membahas banyak detail tentang kontrol, perlu dicatat bahwa prosedur untuk mengenali dan menjelaskan tanda bahaya penting untuk menghentikan penipuan sejak awal sebelum menjadi lebih besar. Kontrol yang mengungkapkan jenis gejala berikut diperlukan:

Dokumen-dokumen yang hilang.
Pengesahan kedua pada cek.
Dukungan yang tidak biasa.
Penyesuaian yang tidak dapat dijelaskan pada saldo persediaan.
Penyesuaian piutang yang tidak dapat dijelaskan.
Item lama dalam rekonsiliasi bank.
Cek beredar lama.
Keluhan pelanggan.
Pola yang tidak biasa dalam deposit dalam perjalanan.

Masalah dengan sistem kontrol adalah bahwa mereka pada dasarnya adalah pembatasan negatif pada orang. Tantangannya adalah memiliki kontrol yang berguna seminimal mungkin dan menghindari aturan pilih-pilih yang "menyenangkan untuk dikalahkan". Tantangan "mengalahkan sistem", yang dapat mengarah pada hal-hal yang lebih besar dan lebih baik, adalah undangan untuk jenis perilaku curang.

Integritas Dengan Contoh Dan Penegakan

Kunci integritas dalam bisnis adalah "akuntabilitas" . Banyak organisasi memulai dengan menerbitkan kode etik. Beberapa dari kode ini sederhana, dan beberapa sangat rumit. Instansi pemerintah dan kontraktor pertahanan biasanya memiliki aturan yang paling rumit untuk perilaku karyawan. Terkadang mereka bekerja, terkadang tidak. Sebuah kode bisa efektif jika semua pihak atau yang terpenting para atasan mendukungnya. Ketika ketua dewan dan presiden membuat sendiri contoh kode yang terlihat, orang lain akan percaya itu nyata. Bawahan cenderung mengikuti jejak bos.

Mempekerjakan dan memecat adalah penting. Pemeriksaan latar belakang pada calon karyawan disarankan. Seorang karyawan baru yang telah menjadi rubah di kandang ayam organisasi lain mungkin akan menjadi rubah di tempat baru. Organisasi telah diketahui menyewa detektif swasta untuk melakukan pemeriksaan latar belakang ini. Penipu harus dipecat. Mereka memiliki tingkat residivisme (pelanggaran berulang) yang rendah jika diadili, tetapi mereka memiliki tingkat yang tinggi jika tidak. Penuntutan menyampaikan pesan bahwa manajemen tidak percaya bahwa "ketidakjujuran sesekali" dapat diterima.

Deteksi Penipuan

Karena organisasi tidak dapat mencegah semua penipuan, auditor, akuntan, dan personel keamanannya harus mengetahui beberapa teknik pendeteksian. Penipuan terdiri dari tindakan penipuan itu sendiri, konversi aset untuk digunakan oleh penipu, dan penutupan. Menangkap orang dalam tindakan penipuan itu sulit dan tidak biasa. Tindakan konversi sama sulitnya untuk diamati, karena biasanya terjadi secara rahasia jauh dari kantor organisasi (misalnya, memagari inventaris yang dicuri). Banyak penipuan diselidiki dengan memperhatikan tanda-tanda dan sinyal penipuan, kemudian mengikuti jejak dokumen yang hilang, dimutilasi, atau palsu yang merupakan bagian dari penutupan catatan akuntansi.

Penipuan Karyawan

Penipuan karyawan dapat melibatkan eksekutif tingkat tinggi dan orang-orang di bawah tingkat eksekutif puncak. Pengamatan terhadap kebiasaan dan gaya hidup seseorang serta perubahan dalam kebiasaan dan gaya hidup dapat mengungkapkan beberapa tanda bahaya. Penipu di masa lalu telah menunjukkan karakteristik ini:

Kurang tidur.
Minum terlalu banyak.
Minum obat.
Menjadi mudah tersinggung.
Tidak bisa santai.
Bersikaplah defensif, argumentatif.
Tidak bisa menatap mata orang.
Keringat berlebihan.
Pergi ke pengakuan dosa (mis., pendeta, psikiater).
Cari alasan dan kambing hitam untuk kesalahan.
Bekerja sambil berdiri.
Bekerja sendiri, bekerja lembur.

kepribadian sulit karena (1) orang jujur terkadang menunjukkannya dan (2) mereka sering tersembunyi dari pandangan. Lebih mudah untuk melihat perubahan, terutama ketika seseorang mengubah gaya hidupnya atau menghabiskan lebih banyak uang daripada gaji yang dibenarkan – misalnya, untuk rumah, perabotan, perhiasan, pakaian, kapal, mobil, liburan, dan sejenisnya.

Seringkali, auditor dapat melihat petunjuk tentang penyamaran. Ini umumnya muncul dalam catatan akuntansi. Kuncinya adalah memperhatikan pengecualian dan keanehan, seperti transaksi yang: pada waktu yang ganjil dalam sehari, bulan, musim; terlalu banyak atau terlalu sedikit; di lokasi cabang yang salah; dalam jumlah yang terlalu tinggi, terlalu rendah, terlalu konsisten, terlalu berbeda. Pengecualian dan keanehan seperti ini dapat muncul: