Saat sebuah perusahaan telah memasuki babak baru yang lebih menantang dan besar, tentu ada keinginan untuk menyewa sebuah kantor. Hal ini dikarenakan tempat yang baru sering menumbuhkan rasa tekad dan semangat, untuk sebuah perusahaan supaya bisa lebih berkembang semakin besar dari apa yang ditargetkan.
Namun, saat ini Anda para pemilik perusahaan tidak bisa sembarangan dan asal dalam memilih kantor untuk tempat usaha Anda berdiri. Terlebih jika perusahaan Anda berlokasi di ibukota negara Indonesia, Jakarta. Seperti yang diketahui, Jakarta terutama Jakarta Selatan memiliki World Trade Center, yaitu kawasan yang lokasinya sangat strategis, sebab terletak di tengah kota dan bagian dari Central Business District (CBD) yang ada di kota Jakarta.
Dalam memilih kantor di daerah World Trade Center di Jakarta, Anda harus sangat teliti. Sebab, terkadang harga yang lebih miring tidak menjamin pelayanannya. Tak perlu khawatir, bagi Anda yang ingin menyewa kantor tetapi masih bingung, berikut adalah beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu supaya tidak terkendala ketika di lapangan nanti.
1. Survei area terlebih dahulu
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mensurvei area terlebih dahulu. Ini adalah poin penting yang akan menentukan keberlangsungan kantor Anda ke depannya. Anda harus melakukan survey tempat, dan mengeksplorasi pada beberapa titik yang akan dijadikan sasaran untuk kantor baru Anda.
2. Negosiasikan dengan baik
Proses ini sebenarnya tidak begitu sulit dilakukan, sebab Anda hanya perlu berdiskusi dengan pihak building management untuk mengambil keputusan yang saling menguntungkan. Prinsip dasar dari tahap ini adalah mengutarakan secara gambling apa saja yang ingin perusahaan dapatkan. Jangan lupa untuk memahami istilah dalam penyewaan gedung.
3. Memahami kontrak sewa kantor
Di dalam sebuah kontrak sewa kantor, ada aspek hukum perdata yang harus Anda pahami, khususnya perjanjian dalam hal sewa menyewa. Karena masuk dalam ranah hukum perdata, maka bukti tertinggi adalah hitam di atas putih.
Perjanjian penyewaan kantor secara tertulis akan menjadi dasar dari apa yang akan Anda lakukan selanjutnya. Kontrak ini akan menjadi bukti bahwa ada peristiwa hukum yang telah dilakukan. Maka dari itu, pahamilah apa saja yang ada di dalam kontrak sewa kantor.
Anda harus memastikan bahwa identitas dari kedua pihak jelas dan lengkap. Semua detail yang ada harus dicantumkan. Anda juga harus memastikan bahwa harga sewa yang dituliskan sudah jelas. Termasuk apa saja hal-hal yang menjadi tanggung jawab pembayaran Anda nantinya.
4. Lakukan renovasi sesuai kebutuhan
Setelah menyelesaikan tahap negosiasi yang sudah disepakati di dalam kontrak sewa, langkah yang tak kalah penting selanjutnya adalah renovasi. Tahap ini biasanya masuk ke dalam salah satu kategori dalam perjanjian sewa kantor. Maka, segala proses renovasi akan dibebankan pada kontraktor tersebut.
Akan tetapi, pada proses renovasi, layanan serviced office seperti uptown umumnya tidak sering dilakukan. Sebab ruangan tersebut telah didesain khusus mengikuti perkembangan jaman yang ada, sudah modern, dan fasilitasnya telah tersedia secara lengkap. Namun, jika melihat kekurangan, maka lakukanlah renovasi sesuai dengan kebutuhan.
5. Catat kebutuhan kantor
Langkah selanjutnya adalah mengetahui dan memahami apa saja kebutuhan kantor yang ingin diisi. Ini adalah hal yang cukup krusial. Sebab aka nada banyak kebutuhan yang nantinya akan membantu Anda menjalankan kebutuhan.
Anda harus mencatat kebutuhan seperti pada uptown, meeting room, event space, ruang kerja pribadi dan bersama, capsule office, mesin printer, fax, sampai ketersediaan pantry. Catat dan buatlah daftar seluruh kebutuhan ruang kantor yang akan datang dengan rinci dan detail. Supaya memudahkan perpindahan.
6. Lakukan perpindahan
Tahap terakhir, yaitu proses yang dinanti oleh Anda dan seluruh karyawan, yaitu melakukan perpindahan. Pindahan kantor adalah kegiatan yang menyenangkan, sekaligus melelahkan. Sebab menyambut ruang kerja yang baru juga dibarengi dengan ekspektasi dan harapan yang baru.
Supaya pekerjaan perpindahan kantor tidak terasa melelahkan dan berat, Anda harus menerapkan tim kerja yang telah terorganisir sejak awal perpindahan, sampai tahap akhir. Terbentuknya tim kerja ini juga tak terlepas dari kebutuhan kantor itu sendiri.
Pilihlah komposisi tim yang masing-masing memiliki penanggung jawab. Contohnya seperti divisi humas yang bertugas untuk berkomunikasi dengan building management saat seluruh barang sudah siap dipindahkan ke kantor yang baru.
Itulah beberapa tips atau langkah yang harus Anda dan tim lakukan jika ingin melakukan perpindahan kantor. Meskipun terkesan sederhana, tetapi langkah di atas tetap harus dilakukan dengans erius. Sebab ini dapat mempengaruhi kehidupan kantor Anda dan para karyawan di masa yang akan datang nanti.
Ikuti setiap prosedur yang ada dengan benar. Bila perlu, Anda juga dapat melakukan diskusi dengan seseorang yang mahir dan terpercaya dalam hal perpindahan kantor.
Ikuti tulisan menarik Ruqyah Cirebon lainnya di sini.
