Pengertian dan Fungsi Surat-menyurat

Surat-menyurat sebagain salah satu bentuk komunikasi dalam berbagai konteks

Surat-menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam berbagai konteks, baik pribadi, bisnis, maupun pemerintahan. Artikel ini akan membahas pengertian surat-menyurat, fungsi-fungsinya, ciri-ciri surat, jenis-jenis surat berdasarkan situasi dan tujuannya, serta unsur-unsur yang harus ada dalam struktur surat resmi.

 Pengertian Surat-Menyurat

Secara umum, surat-menyurat adalah proses komunikasi yang dilakukan oleh satu pihak kepada pihak lain melalui tulisan. Menurut Durotul Yatimah (2009), surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, laporan, permintaan, atau pernyataan. Dengan kata lain, surat-menyurat adalah kegiatan yang melibatkan pengiriman dan penerimaan informasi secara tertulis antara individu atau organisasi.

Fungsi Surat

Surat memiliki beberapa fungsi utama, yaitu:

1. Alat Komunikasi : Surat berfungsi sebagai media untuk menyampaikan informasi, baik itu pemberitahuan, laporan, atau permintaan kepada pihak lain.
2. Alat Bukti Tertulis : Surat dapat berfungsi sebagai bukti hukum yang sah, misalnya dalam surat perjanjian atau kontrak.
3. Alat Pengingat : Surat berfungsi untuk mengingatkan penerima tentang informasi tertentu atau tindakan yang perlu diambil.
4. Duta Organisasi : Surat mencerminkan citra dan nilai dari organisasi atau individu yang mengirimkannya.
5. Pedoman Kerja : Dalam konteks organisasi, surat dapat berfungsi sebagai pedoman untuk tindakan selanjutnya.

Ciri-Ciri Surat

Ciri-ciri yang ditemukan dalam sebuah surat meliputi:

1. Bahasa yang Jelas : Penggunaan bahasa harus lugas dan mudah dipahami oleh penerima.
2. Format yang Terstruktur : Surat harus mengikuti format tertentu dengan bagian-bagian yang jelas.
3. Tujuan yang Spesifik : Setiap surat harus memiliki tujuan yang jelas dan terarah.
4. Informasi yang Relevan : Isi surat harus berkaitan dengan tujuan pengiriman surat tersebut.

Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Situasi dan Tujuannya

Surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan situasi dan tujuannya:

1. Surat Pribadi : Surat yang ditujukan kepada individu untuk keperluan pribadi. Contoh: surat kepada teman atau keluarga.
2. Surat Resmi : Surat yang digunakan dalam konteks formal dan resmi, seperti surat dinas atau surat permohonan.
3. Surat Niaga : Surat yang digunakan dalam kegiatan bisnis atau perdagangan, seperti penawaran produk atau invoice.
4. Surat Edaran : Surat yang ditujukan untuk disebarluaskan kepada banyak orang atau instansi.
5. Memo: Surat internal dalam suatu organisasi untuk menyampaikan pesan singkat antara atasan dan bawahan.

Unsur-Unsur dalam Struktur Surat Resmi

Struktur surat resmi umumnya terdiri dari beberapa unsur penting:

1. Kepala Surat (Kop Surat) : Menyediakan informasi tentang pengirim.
2. Nomor Surat : Untuk identifikasi dan arsip.
3. Tanggal Surat : Tanggal pembuatan surat.
4. Hal/Pokok Perihal : Ringkasan tentang isi surat.
5. Lampiran (jika ada) : Dokumen tambahan terkait isi surat.
6. Alamat Penerima : Alamat lengkap dari penerima surat.
7. Salam Pembuka : Sapaan awal sebelum masuk ke isi surat.
8. Isi Surat : Bagian utama yang menjelaskan maksud pengiriman surat.
9. Salam Penutup : Ucapan penutup sebelum tanda tangan.
10. Tanda Tangan dan Nama Pengirim : Identifikasi pengirim serta jabatannya jika diperlukan.
11. Tembusan (jika perlu) : Menyebutkan pihak-pihak lain yang juga menerima salinan surat tersebut.

Daftar Pustaka

1. Durotul Yatimah (2009). Pengertian dan Fungsi Surat. Jakarta: Penerbit Universitas.
2. Kumparan.com (2021). Surat-Menyurat Adalah Aktivitas Menyampaikan Informasi Secara Tertulis.
3. Integrasolusi.com (2024). Segala Hal Tentang Surat Menyurat yang Anda Perlu Tahu.
4. Haryadi (2009). Dasar-Dasar Kearsipan dan Surat-Menyurat. Jakarta: Gramedia.
5. Suon.uma.ac.id (2024). Pengertian Surat.