Virtual office atau kantor virtual sudah bukan lagi hal yang aneh bagi para pengusaha masa kini. Untuk menjalankan bisnisnya, seseorang tidak harus berkumpul di satu tempat. Teknologi internet dan pemanfaatan ruang bersama telah mengubah proses bisnis menjadi lebih fleksibel. Produktivitas dan efisiensi juga meningkat karena perubahan ini meniadakan jarak dan berbagai biaya operasional.
Melihat begitu banyak pengusaha yang membutuhkan fasilitas ini, menjamurlah perusahaan-perusahaan penyedia jasa kantor virtual di beberapa daerah di Indonesia, khususnya kota besar seperti Jakarta, Surabaya, hingga Bali. Fenomena ini mendorong Perhimpunan Pengusaha Jasa Kantor Bersama Indonesia (Perjakbi) bersama Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM), dan Perdagangan DKI Jakarta untuk menetapkan sertifikasi pengelola virtual office.
Seperti yang pernah disampaikan oleh M. Hadi Nainggolan, Sekretaris Jenderal Perjakbi, harus ada regulasi yang mengatur perusahaan penyedia jasa kantor virtual ini agar membatasi munculnya penyedia jasa yang tidak profesional. Ada standar yang harus dipenuhi oleh perusahaan pengelola virtual office agar yang menggunakan jasanya terlindungi dan menerima layanan dengan baik.
Perumusan regulasiini masih dilakukan. Beberapa hal di bawah ini adalah sebagian faktor yang sedang dibuat standarisasinya. Hal ini tentu berguna bagi para pemilik usaha untuk menimbang apakah pengelola kantor virtual yang dituju cukup berkompeten atau tidak.
1. Ruangan Kantor
Salah satu yang menjadi perhatian adalah ukuran kantor. Pengelola virtual office harus menyediakan ruangan yang memadai untuk digunakan bersama. Misalnya, ruang rapat tidak terlalu sempit dan cukup untuk digunakan 2-8 orang. Ruangan harus berada dalam keadaan baik, dinding tidak rusak, pertukaran udara dan pencahayaan juga memadai. Pengelola kantor virtual juga menyediakan lebih dari satu ruangan agar memungkinkan beberapa klien bekerja dalam waktu yang bersamaan.
2. Teknologi
Sertifikasi pengelola virtual officejuga mencakup poin tentang penggunaan teknologi. Ketersediaan teknologi ini tentunya bertujuan untuk memudahkan klien dalam menjalankan bisnisnya. Perangkat keras yang ada harus dalam keadaan baik dan terawat, serta terlindung dari gangguan eksternal. Beberapa teknologi yang dimaksud, antara lain: layanan pusat data, cloud storage, komputer personal, dan koneksi internet.
3. Sumber Daya Manusia
Hal lainnya yang perlu diperhatikan di pengelola kantor virtual adalah sumber daya manusianya. Semua personel, baik pemilik maupun staf, harus terdaftar dan memiliki kedudukan yang jelas dalam perusahaan. Setiap orang dalam kondisi yang baik, seperti tidak terjerat narkoba dan jaringan terorisme. Hal ini perlu diperhatikan untuk melindungi para pengguna jasa dan menjaga kepercayaan mereka akan bisnis yang dilakukan.
4. Prasarana
Sertifikasi pengelola virtual office tidak terlepas dari pemeriksaan prasarana yang menunjang semua aktivitas di dalamnya. Air yang digunakan bersama dalam keadaan bersih dan tidak tercemar. Listrik juga sebaiknya cukup besar untuk memfasilitasi semua orang yang menggunakannya, mengingat sebagian besar orang menggunakan laptop dan komputer untuk bekerja.
5. Penanganan Bencana
Setiap usaha yang berhubungan dengan tata ruang memiliki tanggung jawab untuk menyediakan fasilitas terkait penanganan bencana. Misalnya, ketersediaan alat pemadam api ringan pada beberapa titik, kotak P3K, hingga pemasangan tanda dan skema jalur evakuasi. Hal ini untuk memastikan keamanan pengguna selama berada di dalam lokasi kantor.
Selain melindungi konsumen dari penyedia kantor virtual abal-abal, peraturan yang dibuat ini juga bertujuan agar perusahaan pengelola virtual office di Indonesia bisa disejajarkan dengan pendahulunya di negara lain. Penggunaan jasa ini secara tidak langsung membantu pertumbuhan ekonomi negara. Oleh karena itu, semua yang terkait dengan kantor virtual harus diperjelas dengan pembuatan standar yang disetujui bersama.
Referensi: Legalo Jakarta
Ikuti tulisan menarik Danur Osda lainnya di sini.
