Semua pekerjaan memang penting, tapi tidak semua pekerjaan harus diselesaikan dalam waktu bersamaan. Pekerjaan yang menggunung itu harus dikelola dengan baik, salah satunya adalah dengan menyusun skala prioritas. Tanpa hal itu, kita akan lari ke sana ke mari, tampak sibuk, tapi sebenarnya tidak cukup produktif.
Ada satu cara yang cocok untuk mengatur seluruh hiruk pikuk pekerjaan Anda sehari-hari. Cara ini menggunakan matriks kerangka kerja yang bernama eisenhower matrix. Seperti yang diketahui, Eisenhower ini berasal dari nama mantan presiden AS (Amerika Serikat) ke-34, Dwight David Eisenhower.
Dilansir dari todoist.com, matriks ini pertama dikemukakan oleh Stephen Covey yang melihat produktivitas Eisenhower selama memerintah AS dalam dua periode. Dalam delapan tahun masa jabatannya, Eisenhower berhasil membangun NASA, mengakhiri perang Korea, “memasukkan” Hawaii dan Alaska menjadi negara bagian baru, dan mencanangkan regulasi hak warga negara untuk pertama kalinya.
Atas pencapaian tersebut, Stephen Covey mencoba membuat suatu kerangka kerja agar individu tidak lagi bermasalah dengan prioritas yang seharusnya mereka lakukan. Anda bisa menggunakan matriks ini jika sangat sibuk, tetapi tidak menghasilkan apapun, susah untuk mendelegasikan pekerjaan Anda.
Dalam matriks ini ada empat kuadran utama. Dalam kuadran tersebut, Anda harus tahu apa yang harus dilakukan nantinya. Kuadran pertama berisi hal yang bersifat penting dan mendesak. Kuadran kedua berisi hal yang bersifat tidak mendesak dan penting. Kuadran ketiga berisi hal yang bersifat tidak penting dan mendesak. Terakhir, kuadran empat berisi hal yang bersifat tidak penting dan tidak mendesak.
Kuadran satu biasanya diisi dengan hal yang akan dilakukan secara langsung saat itu. Hal ini bersifat mendesak karena adanya deadline di depan mata dan bersifat penting karena adanya konsekuensi apabila tidak dilakukan. Anda bisa mengisi kuadran ini dengan kegiatan yang masuk dalam kualifikasi tadi.
Di kuadran dua, Anda bisa menjadwalkan apa yang akan Anda lakukan. Kuadran dua ini bersifat penting, tetapi tidak mendesak. Jadi, Anda bisa menjadwalkan kegiatan penting yang harus dilakukan nantinya.
Dalam kuadran tiga, Anda harus mendelegasikan kegiatan yang dimasukkan ke dalam kuadran ini. Ini biasanya terjadi ketika Anda sedang sibuk dan dihadapi perkara yang harus selesai, tetapi tidak penting untuk Anda. Maka dari itu, Anda bisa mendelegasikan hal ini kepada orang lain yang menurut Anda berkualitas dalam menyelesaikannya.
Terakhir, kuadran empat ini berisi hal yang tidak mendesak dan penting sama sekali. Anda seharusnya bisa menghapus kegiatan-kegiatan dalam kuadran empat ini, seperti menonton TV, bermain game console, dll. Hal ini harus dihapus karena bisa mengganggu fokus Anda dan membuat distraksi baru nantinya.
Matriks ini pastinya akan berguna untuk mengatasi prioritas yang kadang bersifat problematis. Anda bisa menempatkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan ke dalam empat kuadran tadi sesuai kualifikasi yang dimiliki masing-masing kuadran. Hal ini membuat Anda bisa lebih produktif dalam mengelola pekerjaan yang sibuk sehari-hari.
Ikuti tulisan menarik Tempo Institute lainnya di sini.
