Penipuan Pengembalian Beban
Ada banyak pekerjaan yang membutuhkan perjalanan karyawan. Sebagian besar perusahaan memfasilitasi karyawan untuk biaya perjalanan berikut:
Hotel, Makan, Sewa mobil, taksi, atau jarak tempuh untuk penggunaan mobil pribadi, tiket pesawat, parkir, tol, dan biaya lain-lain yang tidak melebihi batas tertentu (misalnya, tunjangan tak terduga harian)
Banyak entitas memfasilitasi karyawan untuk jumlah sebenarnya dari biaya yang dikeluarkan. Bukti untuk mendukung pengeluaran, kecuali untuk biaya lain-lain, diperlukan oleh sejumlah besar organisasi. Bagaimana seorang karyawan dapat menipu laporan pengeluarannya? Ada banyak pilihan yang tersedia untuk mendapatkan "kompensasi" tambahan dengan membuat kuitansi fiktif. Berikut ini adalah beberapa metode yang digunakan pelaku untuk menggelembungkan pengeluaran mereka:
Makan = Pelaku mendapatkan blangko kwitansi makan dan menulis dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah makan.
Pelaku mendapatkan kuitansi yang telah diisi dan menggunakan whiteout untuk menghapus tagihan yang benar dan kemudian menulis atau mengetikkan tagihan yang lebih tinggi.
Hotel = Banyak hotel menggunakan template standar yang sama untuk mencetak tanda terima hotel. Tagihan hotel dapat dipindai, diimpor ke file objek, dipotong dan dipangkas, dan jumlah yang dibebankan diubah ke jumlah yang lebih tinggi dan kemudian dicetak.
Atau, pelaku dapat menggunakan shareware yang tersedia di situs web untuk membuat kuitansi hotel (atau lainnya) miliknya sendiri.
Cara lain untuk membuat kuitansi fiktif adalah dengan memindai kuitansi hotel dan membuat file PDF. Perangkat lunak akan mengizinkan teks dan informasi lain pada dokumen PDF untuk diedit. Pelaku dapat mengubah jumlah yang dibebankan dan kemudian mencetak jumlah yang lebih tinggi "dibayar" pada tanda terima palsu. Hampir tidak mungkin untuk membedakan apakah tanda terima palsu yang dibuat dengan cara ini adalah sah atau palsu.
Beberapa auditor akan menyatakan bahwa tarif hotel dapat dikonfirmasi di situs web hotel. Namun, hotel yang sama mungkin memiliki beberapa tarif untuk jenis kamar yang sama karena kelebihan kapasitas dan masalah musiman dan lainnya. Selain itu, perusahaan Internet yang memberikan diskon hotel dan tiket pesawat mungkin memberikan tarif yang lebih rendah daripada tarif valid yang lebih tinggi yang diperoleh oleh karyawan yang jujur.
Penting untuk dicatat bahwa meskipun teknologi itu luar biasa dan dalam banyak hal membuat hidup kita lebih mudah, itu juga memudahkan pencuri untuk "menipu" banyak orang jujur.
Sewa mobil, taksi, atau jarak tempuh untuk penggunaan mobil pribadi Pelaku dapat memalsukan dokumen (dokumen sewa) untuk tagihan sewa mobil, dengan menggunakan metode yang dijelaskan sebelumnya.
Taksi : biasanya memberi penumpang tanda terima kosong. Penumpang dapat dengan mudah menaikkan tarif normal dan menunjukkan bahwa keterlambatan lalu lintas dan kebutuhan untuk mengambil rute alternatif menyebabkan tarif menjadi lebih tinggi dari biasanya.
Tiket Pesawat : Serupa dengan tarif hotel, harga tiket pesawat berubah terus-menerus berdasarkan beban penumpang, musiman, dan masalah lainnya. Pelaku bisa memalsukan kwitansi dengan cara yang sudah dibahas sebelumnya. Teknik lain adalah pencuri membeli dua tiket pesawat satu dengan harga tiket penuh dan satu lagi dengan harga diskon. Kemudian individu tersebut dapat terbang dengan tiket dengan harga diskon, menyerahkan tanda terima untuk harga tarif penuh, dan mendapatkan pengembalian uang dari maskapai untuk tarif penuh.
Parkir dan tol : Sekali lagi, kwitansi ini bisa dipalsukan. Kwitansi kosong bisa diperoleh dari petugas parkir dan diisi oleh pelaku. Jumlah yang dicuri biasanya akan sedikit. Namun, seiring waktu, jumlah tersebut mungkin terakumulasi hingga jumlah yang dapat diperhatikan oleh manajemen.
Biaya lain-lain : Jenis biaya ini sebenarnya tidak menjadi perhatian utama bagi sebagian besar perusahaan karena jumlahnya terbatas pada jumlah kecil yang dapat dibebankan setiap hari. Inilah sebabnya mengapa banyak perusahaan hanya mengizinkan tunjangan "insiden", dan tidak mengizinkan tol dan penggantian yang lebih kecil (valid atau tidak valid) lainnya.
Kontrol apa yang dapat diterapkan entitas untuk mencegah atau mendeteksi jenis kecurangan ini?
Makanan : Kontrol preventif adalah menetapkan tunjangan makan baik untuk perjalanan maupun hari kerja. Jika biaya makan aktual karyawan kurang dari jumlah per hari, maka karyawan mengantongi selisihnya. Jika biaya makan aktual karyawan lebih besar dari jumlah per hari maka karyawan tidak menerima penggantian untuk selisihnya, tetapi harus menanggung biaya sendiri di atas jumlah per hari. Atau, persetujuan tambahan mungkin perlu diperoleh sebelum biaya tambahan diganti.
Hotel : Semua kamar hotel dan biaya pajak ditagih langsung ke entitas. Setiap biaya tak terduga yang dikeluarkan oleh karyawan (termasuk biaya pribadi untuk dry cleaning, film dalam kamar, dan lainnya) tidak dapat dibebankan ke entitas.
Tiket Pesawat : Perusahaan sebaiknya menggunakan agen perjalanan yang diinstruksikan untuk mendapatkan penerbangan yang paling ekonomis (tidak terendah), mengingat waktu perjalanan dan kendala lainnya. Perusahaan dapat menerapkan kebijakan dimana hanya penerbangan yang diperoleh melalui agen perjalanan yang diganti biayanya.
Parkir dan tol : Biaya parkir dan tol dapat ditinjau kewajarannya. Misalnya, tanda terima biaya parkir bandara berisi tanggal dan waktu kendaraan memasuki area parkir dan informasi yang sama saat kendaraan berangkat. Informasi ini dapat dibandingkan dengan tanggal pada tiket pesawat untuk melihat apakah tanggalnya sama. Tarif parkir umumnya dapat diperoleh dari situs web fasilitas parkir dan tarif serta hari parkir digunakan untuk memberikan jumlah yang harus dibebankan oleh fasilitas parkir. Jumlah ini dapat dibandingkan dengan jumlah yang diberikan oleh karyawan.
Besaran tarif tol yang sah yang seharusnya ditagihkan dapat diperoleh dengan mengakses situs web instansi pemerintah yang mengelola gardu tol.
Mengapa khawatir dengan jumlah parkir dan tol yang tampaknya tidak penting ini? Jika karyawan tersebut melakukan kecurangan dalam laporan pengeluarannya, maka ini mungkin merupakan indikasi integritas dan nilai etika karyawan tersebut. Karyawan tersebut mungkin melakukan penipuan material di area lain yang menjadi tanggung jawabnya. Jumlah penipuan yang kecil ini mungkin juga merupakan hasil dari pelaku yang menguji sistem jika dia dapat lolos dari penipuan dalam sistem penggantian biaya maka dia mungkin merasionalisasi bahwa penipuan dapat dilakukan di sistem lain dan tidak terdeteksi.
Bagaimana cara mengendalikan biaya taksi? Jika memungkinkan, gunakan layanan mobil yang tagihannya langsung ditagihkan ke entitas. Tarif yang dikenakan biaya layanan ini sering kali sebanding dengan tarif taksi. Jika taksi digunakan dan ada kecurigaan bahwa tarifnya masuk akal, gunakan program pemetaan untuk memperkirakan jarak tempuh dan biaya. Jika karyawan secara konsisten membebankan tarif taksi yang berlebihan bila dibandingkan dengan program pemetaan, maka penyelidikan harus dilakukan mengenai alasan untuk biaya yang secara konsisten lebih tinggi dari yang diharapkan.
Namun, untuk mengendalikan biaya perjalanan, banyak entitas memiliki kontrol preventif dimana karyawan diberikan kartu pengadaan yang hanya akan memungkinkan biaya untuk kegiatan tertentu dan akan memiliki batasan pengeluaran berdasarkan jenis kegiatan (taksi, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya. ).
Terlepas dari tindakan yang diambil oleh suatu entitas untuk mencegah penipuan laporan pengeluaran, banyak entitas memiliki kebijakan "satu pemogokan dan Anda keluar". Karyawan segera diberhentikan jika mereka telah menipu entitas, terlepas dari jumlah yang dicuri. Hal ini karena jenis penipuan ini, jika dilakukan oleh seorang karyawan, menunjukkan nilai-nilai etika karyawan tersebut, dan mungkin menunjukkan kecenderungan karyawan tersebut untuk melakukan jenis penipuan lainnya (jika dia belum melakukan jenis penipuan lainnya. ).
Sumber :
Helms, G. (2018). Purchasing, Inventory, and Cash Disbursements: Common Frauds and Internal Controls.
Ikuti tulisan menarik Ahmad Ihbal lainnya di sini.
