Kearsipan seringkali dianggap sama dengan perpustakaan. Hal inilah yang akhirnya membuat para penentu kebijakan di daerah membentuk organisasi perangkat daerahnya dengan cara menjadikan satu kedua bidang tersebut. Apa yang terjadi sebenarnya hanya karena kurangnya pemahaman para pejabat publik terhadap apa itu kearsipan dan perpustakaan.

Dan kondisi demikian itu memang tidak bisa begitu saja kita salahkan pada mereka karena dua bidang tersebut sepertinya, bukanlah prioritas kerjanya, meski kedua hal tersebut adalah urusan wajib pemerintah daerah.

Ada dua perbedaan mendasar yang bisa kita amati antara kearsipan dan perpustakaan agar tidak terjadi penyamarataan kedua bidang tersebut. Menurut Menurut T. R. Schellenberg dalam bukunya Modern Archives Principles and Techniques menerangkan bahwa perbedaan tersebut terletak pada pertama,  bagaimana khasanah koleksi  keduanya diciptakan,  dan kedua adalah bagaimana penerapan  metode penanganan  pada kahasanah koleksi  kedua materi tersebut diberlakukan.

Dalam kearsipan kandungan  nilai budaya sebuah arsip  terjadi secara tidak sengaja dengan kata lain terjadi secara  insidental karena arsip diciptakan dalam kaitannya dengan sebuah kegiatan sebuah lembaga bukan murni bertujuan budaya. Berbeda dengan perpustakaan,  bahwa bahan pustaka (buku dan naskah kuno) tercipta dengan tujuan untuk menghasilkan produk budaya.  Hasil produk dari perpustakaan merupakan  sebuah item terpisah serta mandiri karena tercipta dari aktivitas intelektual pribadi  seseorang.

Perbedaan proses penciptaan.

Arsip diciptakan karena adanya aktivitas dari sebuah lembaga publik maupun swasta yang mencerminkan gambaran  langsung dari tugas dan fungsi  lembaga tersebut.   Dokumen yang tercipta dari lembaga tersebut bisa menjadi arsip jika sudah memenuhi ketiga unsur yaitu, Isi, struktur, dan konteks.

Dari segi isi,  apakah dokumen tersebut mencerminkan tugas pokok dari lembaga tersebut, misalnya jika yang membuat adalah lembaga pertanian tentunya dokumen tersebut mencerminkan tugas pokok lembaga pertanian.

Kemudian dari segi struktur, apakah dokumen tersebut sudah memenuhi kaidah pembuatan persuratan yang terdapat pada lembaga dimaksud. Hal ini untuk melihat legalitas dari dokumen yang tercipta apakah sudah mengikuti aturan pada lembaga yang menciptakan. Mengapa ini dikaji? karena tiap-tiap lembaga mempunyai aturan  tata naskahnya sendiri-sendiri.

Dan yang terakhir adalah konteks, di sini bisa kita amati apakah dokumen tercipta dalam kaitannya dengan sebuah proses transaksi dalam sebuah kegiatan atau   peristiwa yang dilakukan oleh lembaga tersebut.

Dalam perpustakaan proses penciptaan koleksinya adalah karena adanya aktivitas intelektual dari seseorang untuk menghasilkan sebuah karya untuk konsumsi masyarakat. Dalam hal ini dokumen yang tercipta merupakan aktivitas pribadi dari orang tersebut entah nanti dicetak atau tidak. Karena merupakan karya intelektual perpustakaan banyak bersinggungan dengan Hak atas Karya Intelektual seseorang.

Meski perpustakaan menyimpan naskah-naskah kuno, namun demikian tidak semua dikatagorikan sebagai arsip jika tidak mencerminkan sebuah aktivitas organisasi. Dan proses pembuatannya bebas dari tata aturan sebuah organisasi dalam membuat sebuah naskah.

Naskah kuno hasil proses transaksi perdagangan VOC dengan kerajaan  nusantara di zaman kolonial adalah arsip, namun naskah kuno yang dihasilkan seorang pujangga di zaman kerajaan  bukanlah arsip karena tidak memuat isi, struktur, dan konteks sebuah lembaga atau institusi.

Perbedaan Metode Penanganan

Untuk menangani  koleksinya arsip dan perpustakaan pun mempunyai perbedaan yang sangat jelas. Untuk proses penambahan koleksi, perpustakaan bisa dengan membeli hasil terbitan karya seseorang. Dalam arsip kita tidak bisa membelinya saat ingin menambah koleksinya karena arsip keberadaannya sangat unik dan terikat dengan intitusi penciptanya serta tidak bisa ditemukan di sembarang tempat.

Kita bisa menemukan judul yang sama dari pengarang yang sama di berbagai tempat, namun sebaliknya, kita tidak bisa menemukan naskah VOC dalam kaitannya dengan kolonial belanda di manapun tempat karena dokumen tersebut terkait dengan konteks saat transaksi tersebut berlangsung serta tidak dicetak dalam jumlah banyak.

Dalam penyimpanan, penyimpanan koleksi perpustakaan bersifat individual karena disimpan berdasarkan judul dan pengarang. Koleksinya tidak mempunyai keterkaitan urusan  antara buku yang satu dengan yang lainnya. Dalam penggolongan pun menggunakan sistim kode  klasifikasi yang bisa diterapkan secara internasional Decimal Dewey Classification (DDC).

Dalam kearsipan, khasanah koleksi  arsip disimpan sesuai asal usul organisasi penciptanya dan seringkali mempunyai banyak indikator sebagai sarana tunjuk silang untuk menjaga keutuhan informasinya. Arsip disimpan secara berjenjang mulai dari item, berkas hingga Fond (kumpulan beberapa berkas yang merujuk pada jenjang tertinggi sebuah institusi).

Itulah sedikit gambaran perbedaan antara kearsipan dan perpustakaan yang mungkin bisa membantu dalam meluruskan anggapan masyarakat awam. Keduanya sama sekali butuh metode penanganan yang berbeda dengan tingkat kesulitan yang berbeda pula. Semoga tulisan ini bisa menjadi pertimbangan agar tidak lagi menganggap dua bidang tersebut bisa digabungkan dalam satu lembaga.

Pustakawan mempunyai dunianya sendiri begitu pula arsiparis juga mempunyai dunianya sendiri. Mereka bukan profesi yang bisa dipertukarkan untuk mengerjakan obyek kerjanya satu sama lain. Sekali lagi arsip dan bahan pustaka adalah dua hal yang berbeda. Salam literasi.

Ikuti tulisan menarik Agus Buchori lainnya di sini.