Ilustrasi Penataan Arsip
Arsip selalu mempunyai konteks dengan kinerja organisasi, hal inilah yang membedakan arsip dengan dokumen biasa. Keterkaiatan arsip dengan konteks kegiatan suatu organisasi inilah yang membuatnya unik dan tidak mudah ditemukan di sembarang tempat.
Dengan adanya konteks, inilah yang menjadi pijakan saat kita mau merekonstruksi arsip kacau. arsip kacau yaitu arsip yang tidak mempunyai sarana pengendali tidak ada daftar arsipnya serta informasinya bercampur-baur sehingga arsip tidak bisa dibaca dengan jelas informasinya. Hal ini juga menyulitkan saat arsip mau ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
Semua bertolak dari tujuan pengelolaan arsip, bahwa arsip dikelola agar agar bisa disajikan sebagaimana saat ia diciptakan agar ia bisa dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan secara cepat dan mudah. Nah bagaimana arsip bisa disajikan kembali jika arsipnya kacau tanpa kendali informasi yang bisa memudahkan untuk dirujuk kembali.
Langkah-langkah penanaganan arsip kacau
Pertama, memilah bahan-bahan antara arsip dan non arsip. Seringkali arsip kacau isinya adalah tumpukan dokumen dengan berbagai macam yang sebenarnya adalah sampah misalnya, surat yang tidak jadi, draft, formulir kosong dan bahan pustaka.
Pemilahan ini dilakukan untuk menyingkirkan bahan yang tidak akan diolah karena bukan arsip dalam artian secara isi, struktur dan konteksnya tak ada keterkaitan dengan instansi penciptanya.
Kedua, setelah diperoleh bahan-bahan yang tergolong arsip, langkah berikutnya persiapan untuk merekonstruksi arsip tersebut agar kembali seperti saat dokumen tersebut pertama kali diciptakan. Untuk memugar arsip kacau tentunya kita perlu memahami tugas pokok dan fungsi instansi pemilik arsip tersebut. Pemahaman akan tugas dan fungsi instansi pencipta arsip ini berguna untuk memetakan di bidang apa arsip tersebut sebenarnya berada.
Setelah arsip masuk ke bidang masing-masing, kita bisa melihat rencana kerja tahunan instansi tersebut untuk memastikan kegiatan apa saja yang dilakukan oleh masing-masing bidang sehingga arsip kacau tadi bisa dikelompokkan sesuai dengan kegaiatan yang ada.
Ketiga, arsip yang telah kembali pada kegiatan awal secara otomatis akan memberkas dan terkumpul sesuai dengan konteks pertama arsip tersebut tercipta. Dalam proses pemberkasan ini rekonstruksi arsip bisa dilakukan sejak kegiatan direncanakan hingga selesai dikerjakan. Proses ini memerlukan ketelitian dan kesabaran sebagaimana seorang arkeolog memugar sebuah candi hingga mendekati bangunan awal saat candi itu berdiri.
Dan yang terakhir, Setelah semua tahapan dilakukan, penyelesaiannya adalah membuatkan daftar arsip agar suatu saat mudah untuk ditemukan kembali. Daftar arsip ini berisi meta data arsip yang telah diberkaskan serta di mana lokasi penyimpanannya.
Itulah sekilas tentang penanaganan arsip kacau di sebuah instansi baik instansi negeri maupun swasta. Keberadaan arsip kacau akan selalu ada jika saat penggunaannya instansi tersebut mengabaikan sarana pengendalian kearsipan baik itu cara distribusinya dan pemberkasannya ketika kegiatan sedang berlangsung pada masing-masing bagian instansi yang bersangkutan.
Perlu kesadaran pemberkasan khususnya, agar arsip tidak tercecer dan bahkan tidak mungkin bisa pula hilang. Dengan memberkaskan arsip, instansi tersebut juga telah mengamankan barang bukti dari kegiatan yang dilakukannya. Jika sewaktu-waktu ada permasalahan cukuplah arsip yang berbicara pada aparat penegak hukum.
Ikuti tulisan menarik Agus Buchori lainnya di sini.
