Arsip seringkali sangat sulit untuk diidentifikasi identitasnya. Mereka tidaklah diciptakan sebagaimana bahan pustaka yang dibuat oleh seseorang atau sekelompok orang yang tertarik pada subyek tertentu sehingga bisa dikelompokkan sesuai dengan tema yang dikandungnya.
Keberadaan arsip merupakan hasil dari sebuah aktivitas administrasi sebuah oraganisasi/instansi, baik itu instansi publik maupun swata. Untuk mengidentifikasinya tentunya harus melihat latar belakang arsip tersebut diciptakan.
Karena arsip merupakan hasil kegiatan administrasi instansi penciptanya tentunya berimbas pada nilai guna arsip yang pada akhirnya berimbas pada bagaimana arsip tersebut harus dikelola.
Dua Nilai Guna Arsip
Ada dua aspek penting yang membuat arsip berguna baik bagi instansi pemiliknya maupun bagi masyarakat yang membutuhkannya. Terutama untuk arsip pemerintahan, secara garis besar ada dua nilai guna arsip yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder
Nilai guna primer sebuah arsip berkaitan dengan kegunaan arsip tersebut dalam mendukung kegiatan instansi penciptanya. Dalam hal ini arsip bisa menjadi bukti penyelenggaraan pemerintahan sebuah instansi publik juga sebagai komunikasi resmi yang terjadi antarinstansi. Arsip menjadi penyokong setiap kegiatan sebagai material otentik yang legalitas diperlukan sebagai dasar instansi tersebut beraktivitas sesuai tugas pokok dan fungsinya.
Saat arsip masih berfungsi khusus hanya untuk instansinya ini arsip tersebut belum disimpan di lembaga kearsipan. Arsip-arsip ini masih dikelola dan disimpan di ruang penyimpanan arsip instansi yang bersangkutan. Saat sebuah aktivitas selesai dikerjakan arsip akan memasuki penilaian untuk dipindahkan ke lembaga kearsipan.
Arsip yang dipindahkan ke lembaga kearsipan adalah arsip yang memiliki nilai guna sekunder. Nilai guna ini sudah tidak lagi berkaitan dengan instansi penciptanya akan tetapi lebih pada kepentingan publik. Suatu misal arsip anggaran pemerintah suatu daerah pada mulanya hanya digunakan oleh dinas keuangan pada suatu daerah tersebut sebagai bahan pijakan pelaksanaan pembangunan di daerah.
Ketika tahun anggaran sudah selesai, dokumen anggaran tersebut bisa dipindahkan ke lembaga kearsipan karena memiliki nilai guna sekunder yaitu sebagai bahan penelitian pembangunan untuk para mahasiswa ekonomi atau peneliti. Saat arsip disimpan di lembaga kearsipan maka arsip tersebut bersifat terbuka untuk publik.
Itulah dua nilai guna arsip yang membuatnya harus dikelola secara khusus karena membutuhkan penilaian lebih lanjut saat nilai guna primernya berakhir. Penilaian ini berkaitan dengan nasib akhir arsip tersebut apakah ia akan dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip statis karena memiliki nilai guna sekunder. Pada tahap penilaian inilah poin penting apakah arsip tersebut selamat atau musnah. Dan pada tahap inilah kegiatan paling sulit dalam kegiatan pengelolaan kearsipan.
Itulah alasan mengapa pengelolaan arsip tidak bisa diserahkan ke sembarang orang karena informasi yang dikandungnya seringkali berkaitan dengan ilmu-ilmu lain. Kegiatan penentuan nilai guna sekunder seringkali diabaikan begitu saja jika arsip dikelola oleh orang yang tidak mempunyai kompetensi dalam menghubungkan sisi informasional dan peran arsip sebagai bahan referensi kesejarahan.
Semoga pengetahuan tentang nilai guna primer dan sekunder yang dimiliki oleh arsip bisa sedikit membuka wawasan kita khususnya para pemangku kebijakan pada sebuah organisasi publik maupun swasta agar lebih hati-hati dalam mengelola arsipnya. Salam sadar Arsip.
Ikuti tulisan menarik Agus Buchori lainnya di sini.
