Bila Anda manajer yang amat sibuk, dapat diduga Anda berpotensi kekurangan waktu untuk dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan yang jadi tanggung jawab Anda. Mau menangani semua urusan seorang diri? Nyaris mustahil. Mendelegasikan sebagaian tugas adalah pilihan yang sering digunakan para manajer. Anda dapat menunjuk seseorang untuk mengerjakan tugas tertentu.
Mendelegasikan sebagian tugas bukan saja akan mengurangi beban Anda, tapi sekaligus menjadi jalan bagi anak buah untuk berlatih menangani tugas-tugas yang relatif lebih sulit. Pendelegasian dapat menjadi proses belajar bagi anak buah: belajar mandiri, mengambil keputusan walaupun dalam lingkup kecil, atau berlatih memimpin tim.
Di sisi lain, delegasi juga proses belajar bagi manajer: belajar memercayai anak buah. Pendelegasian adalah momen kepercayaan—Anda dan bawahan saling percaya dalam urusan tertentu. Kadang-kadang anak buah kurang percaya diri untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya. Kepercayaan atasan dapat memotivasi bawahan untuk melangkah.
Sebagian manajer mungkin enggan mendelegasikan pekerjaannya, dan sikap ini boleh jadi dipengaruhi oleh kurangnya kepercayaan manajer kepada anak buahnya. Tanpa kepercayaan, Anda akan cenderung merecoki apa yang tengah dilakukan anak buah. Anda kerap bertanya ini dan itu atau meminta anak buah selalu berkonsultasi bila hendak mengambil keputusan—bahkan mungkin hingga hal terkecil. Sikap seperti ini menyulitkan anak buah Anda, bahkan mungkin dapat men-demotivasi mereka.
Sebagaimana dalam aktivitas lain, pendelegasian pekerjaan tidak selalu membuahkan hasil seperti yang Anda harapkan. Selain kepercayaan yang setengah-setengah, terdapat isu lain yang berperan penting bagi keberhasilan pendelegasian urusan.
Pertama, buatlah target yang jelas. Pendelegasian urusan akan berjalan buruk manakala pemberi tugas tidak punya gambaran yang jelas tentang hasil yang ia inginkan. Standarnya kabur. Misalnya, Anda menghendaki klien merasa puas, tapi Anda tidak menjelaskan kepuasannya seperti apa—katakanlah, klien berjanji akan memakai kembali jasa organisasi Anda. Bahkan, ada pula manajer yang tidak mendefinisikan hasil yang ia inginkan: “Pokoknya kamu kerjakan saja tugas ini sampai selesai.” Target yang jelas dapat menjadi ukuran tingkat keberhasilan.
Kedua, buatlah batasan yang cukup? Jika Anda tidak membuat batasan, berarti Anda tidak mendefinisikan aturan main secara jelas. Batasan itu misalnya dalam hal pemakaian anggaran—hingga nilai berapa tim Anda boleh memakainya. Di sisi lain, jangan terlalu banyak batasan, sebab ini sama saja dengan mengikat tangan orang yang menerima delegasi. Umpamanya, jika Anda minta dilibatkan dalam setiap negosiasi, sungguh ini akan sangat merepotkan.
Ketiga, berbagilah pemahaman. Pendelegasian urusan berpotensi akan berjalan baik apabila pemberi dan penerima delegasi memiliki kesesuaian pikiran mengenai tugas atau pekerjaan yang didelegasikan. Hal sebaliknya akan terjadi jika Anda berbeda pendapat mengenai isu yang penting. Umpamanya, berbeda dalam cara menangani pekerjaan. Namun, ketika akhirnya harus memutuskan, manajer mesti mengambil inisiatif, sebab pada akhirnya ia yang bertanggung jawab.
Keempat, lakukan pengawasan secukupnya. Meskipun manajer harus memercayai penerima delegasi, ia tetap perlu mengawasi jalannya pekerjaan, katakanlah dengan meminta laporan secara berkala. Memberi otonomi dan otoritas dalam lingkup tertentu merupakan tindakan yang baik untuk memberi keleluasaan dan meningkatkan kemampuan anak buah dalam mengambil keputusan. Penerima delegasi akan termotivasi untuk memberi kontribusi terbaik. Namun, pengawasan berlebihan hanya akan membuat penerima delegasi sukar bernapas. **
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
