Kerjasama tim yang bagus selalu jadi idaman para manajer. Kenyataannya, mewujudkan slogan ‘satu tim satu mimpi’ tidak selalu mudah. Dalam organisasi berukuran kecil pun selalu dijumpai masalah, antara lain ketidakpuasan terhadap output dari bagian lain. Bagian pemasaran kesal karena produksi menyelesaikan pekerjaan melewati tenggat, sedangkan bagian produksi tak mau disalahkan sebab merasa pasokan dari bagian sebelumnya tidak sesuai jadwal.
Akhirnya, produk berhasil diedarkan ke masyarakat tapi ada jeda yang cukup signifikan dengan penayangan iklan promosinya. Calon konsumen yang sempat melihat tayangan iklan di televisi dan terpikat mungkin langsung mencari produknya di pasar. Sayangnya, calon konsumen ini tidak menemukan produk yang dicari sebab memang belum masuk ke gerai yang ia datangi. Bahkan, produk itu sedang dalam proses produksi.
Begitulah, saling menyalahkan antar bagian jamak terjadi. Semangat korps seringkali menghalangi bagian-bagian ini untuk mencari jalan keluar dari persoalan. Masing-masing merasa benar. Masing-masing bagian enggan bersikap rendah hati dan berkata: “Bagian kami memang terlambat satu hari.” Atau “Bagian kami sebenarnya bisa menyelesaikan sesuai jadwal, tapi tenaga kami berkurang dua orang karena sakit.”
Dalam situasi seperti ini, manajer memang harus pintar-pintar menemukan jalan keluar yang tepat tanpa merendahkan salah satu bagian, sebab berpotensi menurunkan semangat tim. Needfinding adalah alat yang dapat dipakai manajer untuk mengatasi situasi yang tidak nyaman ini. Sesuai dengan namanya, jalan keluar dari perselisihan dapat ditemukan bila kebutuhan masing-masing bagian dipahami satu sama lain.
Misalnya, bagian pemasaran ingin agar ketika kegiatan promosi dilakukan, produk sudah dapat ditemukan oleh konsumen karena sudah beredar di toko-toko. Bagaimana keinginan bagian pemasaran ini dapat dipenuhi? Maka, bagian produksi menghendaki agar material yang diperlukan tersedia tepat waktu, begitu pula desain produknya. Selanjutnya, keinginan dan keluhan tiap-tiap bagian dicatat.
Menanyakan keinginan masing-masing bagian tentu saja tidak memadai. Manajer harus melihat langsung ke lapangan bagaimana proses di masing-masing bagian berjalan. Benarkah keluhan yang dilontarkan bagian produksi benar? Benarkah terjadi keterlambatan bahan baku dan desain produknya? Dengan terjun ke lapangan, manajer melihat fakta secara langsung. Ia dapat melihat sendiri berapa kebutuhan waktu untuk menyelesaikan produksi dalam volume tertentu. Pengamatan langsung sekaligus merupakan bentuk konfirmasi terhadap keluhan dan keinginan masing-masing bagian.
Tugas manajer berikutnya ialah memadukan pengamatan langsung dan hasil pembicaraan dengan masing-masing bagian, baik keluhan maupun keinginan mereka. Negosiasi bisa dilakukan hingga suatu framework bersama disepakati oleh bagian-bagian yang berselisih. Masing-masing bagian perlu diingatkan mengenai pentingnya memerlakukan bagian lain sebagai konsumen internal yang berhak memperoleh layanan terbaik. Jika tiap-tiap bagian mampu melayani konsumen internalnya dengan baik, masing-masing bagian akan memberikan kontribusi terbaik bagi organisasi. (sumber ilustrasi: halogensoftware.com) **
Ikuti tulisan menarik dian basuki lainnya di sini.
