Peran Lembaga Kearsipan
Tentu saja lembaga kearsipan memiliki peran yang strategis dalam menghadapi pandemi Covid-19 saat ini. Sebagai penyelenggara kearsipan, lembaga kearsipan memiliki mandat yang diberikan langsung oleh undang-undang dengan lingkup mulai dari nasional, provinsi, kabupaten/kota, serta perguruan tinggi. Salah satu kegiatan yang dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan dalam konteks peristiwa pandemi Covid-19 ini adalah melaksanakan persiapan kegiatan akuisisi arsip terkait peristiwa tersebut.
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya peristiwa pandemi Covid-19 ini telah menghasilkan serangkaian kebijakan yang diputuskan dan dilaksanakan oleh pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah, belum lagi langkah-langkah kebijakan berikutnya yang akan dilakukan. Selain itu, peristiwa ini juga telah mendorong langkah-langkah yang dilakukan secara partisipatif oleh masyarakat.
Baik langkah-langkah kebijakan pemerintah maupun partisipasi masyarakat sudah barang tentu terekam di dalam arsip. Arsip yang tersebar di pemerintah maupun masyarakat tersebut pada akhirnya akan menjadi sebuah arsip statis, atau dalam pengertian singkatnya adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan.
Bagi lembaga kearsipan nasional, hal yang perlu dilakukan pertama kali adalah menetapkan kebijakan akuisisi arsip statis Covid-19. Sebuah kebijakan yang proaktif untuk mencegah ketiadaan arsip tersebut baik karena kehilangan maupun kerusakan akibat kurangnya kesadaran (awareness) untuk menjaga arsip tersebut. Arsip yang dapat diakuisisi misalnya adalah mengenai kebijakan dan langkah-langkah strategis yang diputuskan oleh pemerintah di tingkat pusat (Presiden, Kementerian Kesehatan, serta lembaga terkait seperti Gugus Tugas Covid-19, Kepolisian, dan lain-lain), arsip mengenai data tentang jumlah, sebaran, dan pola penularan kasus Covid-19, dan arsip yang semisal dengan itu.
Kemudian bagi lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi dan kabupaten/kota, kebijakan akuisisi dapat mengacu pada pedoman kebijakan akuisisi arsip statis Covid-19 yang dibuat oleh lembaga kearsipan nasional. Adapun untuk jenis arsip yang dapat diakuisisi kurang lebih hampir sama dengan tingkat nasional hanya saja lebih dikhususkan pada arsip yang tercipta di daerah sesuai dengan jenjangnya. Misalnya saja arsip mengenai data kesehatan kasus-kasus Covid-19 yang terjadi di daerahnya, arsip mengenai kebijakan penanganan Covid-19 yang diputuskan oleh kepala daerah baik itu gubernur, bupati/walikota, Gugus Tugas Covid-19 di daerah, kepolisian daerah, dan lain-lain.
Sedangkan untuk lembaga kearsipan perguruan tinggi, akuisisi arsip statis mengenai hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh para peneliti maupun mahasiswa untuk menangani atau lebih tepatnya menemukan obat Covid-19, di samping arsip-arsip mengenai kebijakan perguruan tinggi masing-masing. Dalam kasus yang lain misalnya saja lembaga kearsipan perguruan tinggi dapat mengakuisisi arsip mengenai kajian yang dilakukan oleh para peneliti ataupun pakar dalam rangka memberikan masukan bagi pemerintah untuk memutuskan langkah-langkah kebijakan penanganan pandemi Covid-19.
Akuisisi arsip statis Covid-19 adalah salah satu peran yang harus dilakukan oleh lembaga kearsipan nasional, daerah, maupun perguruan tinggi. Selain itu tentu saja masih ada peran kearsipan lain yang dapat dilakukan. Hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah menjamin pelaksanaan dari peran tersebut secara disiplin dan konsisten serta berjenjang mulai dari tingkat nasional sampai dengan daerah.
Komitmen yang tinggi dari pimpinan lembaga kearsipan untuk melaksanakan akuisisi arsip statis Covid-19 dan komitmen dari pencipta arsip untuk menjamin ketersediaan arsip statis tersebut tentu saja sangat penting. Sekali lagi lembaga kearsipan dan pencipta arsip harus mau dan mampu membangun kesadaran pola pikir (mindset) bahwa arsip statis Covid-19 adalah arsip yang bernilai guna kesejarahan yang sangat berharga dan dapat dimanfaatkan sebagai pelajaran untuk membantu perumusan kebijakan oleh generasi mendatang.
Sambil berharap agar pandemi Covid-19 segera lekas berakhir maka tidak ada salahnya apabila lembaga kearsipan tetap mempersiapkan rencana kegiatan akuisisi arsip terkait pandemi tersebut secara berjenjang. Dengan cara berpikir seperti itulah kemudian arsip tidak hanya dipandang sebelah mata sebagai hal yang tercipta dari adanya suatu kegiatan atau peristiwa semata untuk kemudian hanya disimpan sampai berdebu di sudut ruangan, tetapi arsip sebagai bahan rujukan untuk menghadirkan keputusan atau kebijakan yang strategis dan memberikan manfaat bagi masyarakat.
Tato Pujiarto (Kasubit. Akuisisi Arsip I Arsip Nasional Republik Indonesia)
Dimas P. Yuda (Analis Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia)
Ikuti tulisan menarik Indonesiana lainnya di sini.
